Zakończony projekt rekrutacyjny i zrealizowany cel to powody do radości każdego HR-owca. Ale czy zakończona rekrutacja oznacza koniec pracy w danym projekcie rekrutacyjnym? Jeszcze jakiś czas temu większość z nas odpowiedziałaby, że tak. Jak jest teraz?

Na szczęście coraz częściej zdajemy sobie sprawę z tego, że zakończona rekrutacja czy podpisanie umowy przedwstępnej to dopiero połowa drogi do sukcesu. Dlaczego? Ponieważ proces rekrutacyjny w ostatnich latach został uzupełniony o jeszcze jeden element – wprowadzenie nowego pracownika w struktury organizacji.

Czy to oznacza, że wcześniej nikt tego nie robił? I tak i nie – wszystko zależało od firmy, jej wielkości, struktury i organizacji pracy. Czasami formalizacja nie była po prostu potrzebna. W innych przypadkach wdrożenie pracownika należało do obowiązków osób zajmujących się kadrami, a nie rekruterów.

Co się zmieniło? Przede wszystkim oczekiwania zarówno firm, jak i kandydatów, a co za tym idzie zmieniły się procesy prowadzone przez działy HR, które do tych zmian musiały się dostosować. Dlatego też onboarding zyskuje na popularności. Oczywiście jest on elementem employer brandingu, dlatego ważne jest, aby pomysł na wdrożenie był spójny z przyjętą strategią działania. Pamiętajmy, że ma on wpływ na nasz wizerunek jako pracodawcy, a to, ile włożymy wysiłku w przygotowanie i przeprowadzenie procesu, będzie miało bezpośredni wpływ na decyzję pracownika o pozostaniu w naszej organizacji.

Onboarding – czym jest i czy naprawdę jest konieczny?

Onboarding to proces adaptacji nowego pracownika w nowym, zawodowym środowisku. Jego celem jest wprowadzenie nowej osoby do firmy, zaznajomienie jej z zasadami i kulturą organizacji. To najlepszy sposób, by nowi pracownicy łatwo i szybko zintegrowali się z firmą i zespołem oraz efektywnie realizowali swoje zadania. To także jedyny sposób, aby spełnić oczekiwania naszych (czyli HR-owych) klientów – zarówno nowego pracownika wchodzącego do organizacji, jak i menedżera zlecającego rekrutację do swojego działu.

Dlaczego ma znaczenie dla pracodawcy? Nadrzędnym celem procesu rekrutacji jest zatrudnienie pracownika spełniającego oczekiwania pod względem wiedzy, doświadczenia i kompetencji, a także możliwie szybka jego samodzielność na danym stanowisku. Natomiast celem efektywnego onboardingu jest, by mógł on możliwie szybko realizować swoje zadania wydajnie i samodzielnie.

Dlaczego jest on ważny dla pracownika? Przede wszystkim dobrze przygotowany proces pozwoli mu ograniczyć lub wyeliminować obawy związane ze zmianą miejsca pracy, a także lepiej i szybciej wdrożyć się w nowe obowiązki. Wiąże się to z poczuciem bezpieczeństwa i komfortem pracy.

 

Jak dobrze przygotować proces onboardingu?

Profesjonalny onboarding, aby był skuteczny, nie musi być przesadnie sformalizowany czy rozbudowany. Mając odpowiednie narzędzia i zdając sobie sprawę ze wszystkich elementów mających istotny wpływ na jakość i skuteczność procesu adaptacji, jesteśmy w stanie sprawić, że nowi pracownicy zaadaptują się w nowym miejscu pracy naprawdę szybko. Najważniejsze, aby onboarding był efektywny i spełniał swoje zadanie. Oto najważniejsze kroki, które należy podjąć:

 

  1. Zacznij od poznania i zdefiniowania obaw nowego pracownika zatrudnianego w organizacji – czego może się obawiać, co może stanowić dla niego trudność w pierwszych dniach pracy, co pomoże w szybszym poznaniu firmy i zadań, które przed nim stoją?
  2. Stwórz sposoby ich wyeliminowania. To wcale nie takie trudne! Nowemu pracownikowi w Twojej organizacji może być ciężko odnaleźć się w nowym środowisku, np. nie wie, gdzie może zrobić sobie kawę, do kogo się zgłosić po kartę benefitową lub gdzie szukać wniosku urlopowego. Pomyśl, jak możesz to zmienić. Twoim stałym obowiązkiem powinno być oprowadzenie nowej osoby po firmie i przedstawienie pozostałym członkom zespołu, skupiając uwagę na dziale, w którym ma pracować, a przy okazji pokazanie pomieszczenia socjalnego i przeprowadzenie krótkiego szkolenia z obsługi ekspresu. To przecież tak niewiele, a te informacje na pewno pozwolą dużo milej i swobodniej zacząć następny dzień pracy!

Praktyczne informacje organizacyjne warto przekazać już na pierwszym spotkaniu, m.in. dostępność wniosków urlopowych. Można krótko wspomnieć, że np. wszystkie wnioski są w firmowym intranecie lub do pobrania w sekretariacie czy w dziale HR. Wątpliwości i obaw nowy pracownik ma naprawdę mnóstwo. Stwarzając dogodne warunki, przejrzysty program pozwalający te obawy wyeliminować lub znacząco ograniczyć, umożliwimy dużo szybszą adaptację w nowym miejscu.

Najważniejsze elementy  i narzędzia procesu adaptacji

Czy istnieje jeden idealny program onboardingowy, który sprawdzi się w każdej firmie? Nie. Zawsze powinien być on dopasowany do konkretnej organizacji i jej potrzeb. Są jednak elementy procesu adaptacji, o których warto pamiętać i narzędzia, które powodują, że proces będzie jeszcze bardziej efektywny. Proces adaptacji można podzielić na 4 główne obszary:

  1. Procedury – wszystkie dokumenty ważne w naszej organizacji, czyli co nowy pracownik musi wiedzieć, jakich procedur przestrzegać, gdzie może je znaleźć itd.
  2. Zadania – jasno określone zadania pracownika na danym stanowisku oraz narzędzia umożliwiające ich realizację.
  3. Kultura i wartości – zasady jakimi kierujemy się w naszej firmie, jakie są nasze priorytety i co jest dla nas ważne.
  4. Relacje – poznanie zespołu, z którym nowa osoba będzie współpracowała na co dzień, kto za co odpowiada, do kogo można się zwrócić z pytaniami.

 

Jakie narzędzia w ramach tych obszarów możemy wdrożyć, aby wzmocnić efektywność onboardingu? Tych narzędzi jest naprawdę sporo – wszystko zależy od tego, jakie mamy potrzeby i które z nich pomogą nam zrealizować nasze cele. Oto parę z nich:

  • mail powitalny – ciekawym i prostym pomysłem jest przywitanie nowego pracownika jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Krótka informacja wysłana jeszcze na jego prywatną skrzynkę mailową, powinna zawierać garść praktycznych wskazówek: gdzie ma przyjść, o której godzinie, na kogo się powołać itd. Jeśli mamy zaplanowane szkolenia, warto taki harmonogram dołączyć. Dobrym pomysłem jest także dodanie sugestii, gdzie można zaparkować samochod lub w przypadku osób, którym rezerwujemy nocleg, podanie informacji dotyczących hotelu (godzin zameldowania, adresu, linku do strony hotelu). Jeśli poprosiliśmy pracownika o przygotowanie określonych dokumentów (np. przyniesienie świadectwa ukończenia uczelni wyższej czy świadectw pracy), w wiadomości warto o tym przypomnieć.
  • miejsce i narzędzia pracy – warto wcześniej zadbać nie tylko o biurko czy narzędzia pracy takie jak telefon, komputer służbowy, samochód, odzież roboczą czy kartę wejścia do firmy, ale także o zapewnienie dostępu do wszystkich niezbędnych zasobów danych czy narzędzi komunikacji wewnętrznej – intranetu czy firmowego wewnętrznego komunikatora.
  • dokumenty – podstawowe dokumenty formalne finalizujące proces zatrudnienia, tj. zakres obowiązków oraz inne dokumenty obowiązujące w firmie np. upoważnienie do przetwarzania danych osobowych czy informacja potwierdzająca zapoznanie się z firmowych dress codem.
  • welcome box – to bardzo miły i sympatyczny gestna powitanie w nowym miejscu pracy. Może to być po prostu zestaw firmowych akcesoriów, np. notes, długopis, kubek czy pendrive. Można dorzucić także firmową koszulkę czy kubek termiczny. Jeśli pracujemy w firmie produkcyjnej, a nasza branża i asortyment nam na to pozwalają, warto pomyśleć, aby do zestawu dodać próbki wytwarzanych przez nas produktów. Firmy prześcigają się w coraz bardziej innowacyjnych pomysłach na welcome boxy, dodając do nich np. nagranie powitania przez pracowników danego działu czy powitalny torcik. Fajnym pomysłem jest dodanie do pakietu powitalnego firmowego magazynu, jeśli taki wydajemy czy też powitalnej fiszki z podpisem przełożonego lub zespołu danego działu – taki drobny element, ale niezwykle sympatyczny, na pewno zostanie doceniony przez nowego pracownika. Nie ma standardowej listy, co powinno się znaleźć w zestawie powitalnym – wszystko zależy od pomysłu i naszych możliwości!
  • podręcznik lub aplikacja – jeśli w firmie funkcjonuje wiele procedur, formularzy i wniosków, warto się zastanowić nad stworzeniem podręcznika, w którym nowy pracownik nie tylko szybko i w jednym miejscu znajdzie wskazówki, gdzie są poszczególne dokumenty, ale otrzyma również wzory ich wypełniania. Dodatkowo, jeśli mamy możliwość stworzenia wersji online lub podręcznika w formie aplikacji, będzie to narzędzie, które może służyć nie tylko nowym pracownikom, ale całemu zespołowi w trakcie pracy (z niektórych dokumentów korzystamy rzadko i nawet po długim czasie od zatrudnienia ciężko nam sobie przypomnieć, gdzie można je znaleźć). Podręcznik powinien zawierać wszystkie niezbędne nowemu pracownikowi informacje – gdzie pobierać niezbędne wnioski pracownicze, jaki w firmie obowiązuje dress code oraz niezbędne dane kontaktowe pracowników.
  • szkolenia – zazwyczaj szkolenia wewnętrzne prowadzone są przez pracowników firmy, którzy także mają swój harmonogram pracy, zadania i cele. Planując spotkania, warto potwierdzić je w kalendarzu osób szkolących oraz stworzyć agendę szkoleń, którą możemy przesłać nowemu pracownikowi jeszcze przed zatrudnieniem lub wręczyć ją pierwszego dnia na tzw. spotkaniu organizacyjnym czy wprowadzającym. Jakie szkolenia na pewno warto uwzględnić? Pamiętajmy o szkoleniach z zakresu BHP. Pamiętajmy również o miejscu na przedstawienie nowemu pracownikowi misji firmy, jej struktury i historii oraz wartości i zasad, którymi się kierujemy. Pozostałe elementy zależą od potrzeb naszej firmy – w jakim zakresie widzimy konieczność przeszkolenia nowego pracownika, np. z zasad księgowania, oprogramowania, z jakiego korzystamy w firmie, obowiązujących standardów w zakresie produkcji czy jakości. Wartościowe informacje to także te dotyczące środowiska pracy i codziennych zasad, np. dress code’u, przerw obiadowych czy lokalizacji pomieszczeń socjalnych. Czasami nowi pracownicy krępują się zadać podstawowe pytania, np. Czy mogę częstować się kawą? Czy w firmie obowiązuje system ocen? Czy jest określona liczba przerw dla osób palących? Warto odpowiedzi na sprawy dotyczące codziennych zasad w pracy przekazać nowemu pracownikowi już na spotkaniu organizacyjnym, a dodatkowo zapewnić, że z każdym pytaniem może się zgłosić do swojego opiekuna lub do Ciebie.
  • przedstawienie przełożonego i wyznaczenie „opiekuna” – każdy nowy pracownik chce poznać osobę, która jest szefem całego działu czy departamentu (jeśli nie miał okazji poznać jej wcześniej). Nawet jeśli nie będzie to możliwe w pierwszych dniach pracy, zaplanuj ją w innym terminie. Warto także ustalić z menedżerem działu, kto w danym zespole będzie opiekunem nowego pracownika i osobą odpowiedzialną za onboarding w teamie. Będzie to osoba, u której nowy pracownik będzie szukał pomocy, zadawał pytania i oczekiwał wsparcia. Dobrze więc, aby posiadała nie tylko ogromną wiedzę i doświadczenie, ale również była chętna do współpracy i dzielenia się wiedzą.

O czym musimy pamiętać?

 Jako HR-owcy musimy pamiętać, że mimo naszego ogromnego starania się, by było inaczej, pierwszy dzień pracy w nowym miejscu zazwyczaj wiąże się ze stresem i poczuciem niepewności. Ważne, aby te odczucia minimalizować i zadbać o możliwie przyjazne i efektywne wdrożenie nowego pracownika. Musimy pamiętać, że brak adaptacji w firmie lub jego nieodpowiednie przeprowadzenie potęguje zagubienie i spadek motywacji do pracy. Kiedy nowy pracownik nie wie, skąd czerpać informacje, nikogo nie zna, nie wie, gdzie szukać danych, czuje się samotny i zagubiony. To z kolei może przełożyć się na rozczarowanie w związku ze zmianą pracy i niechęć do pozostania w organizacji. Co więcej, bez efektywnego procesu wdrożenia, czas osiągnięcia przez niego samodzielności i efektywności znacznie się wydłuży.

Podsumowując, aby tego uniknąć, należy przestrzegać kilku zasad:

o   zadbaj o formalności – przygotuj niezbędne dokumenty, miejsce pracy i narzędzia – niech pracownikowi niczego nie brakuje,

o   zorganizuj szkolenia – zaplanuj i potwierdź wszystko wcześniej,

o   wyślij kandydatowi powitalną wiadomość – poinformuj go o miejscu i godzinie, na którą ma się stawić pierwszego dnia pracy, przypomnij, jakie dokumenty musi ze sobą zabrać, podpowiedz, gdzie może zaparkować samochód, dołącz agendę szkoleń i poinformuj, na kogo ma się powołać,

o   zadbaj o przywitanie  i atmosferę – przygotuj welcome box i przywitaj pracownika w jego pierwszym dniu pracy; pamiętaj, że jesteś jego „znajomą twarzą” (choćby z procesu rekrutacji), więc czuje się przy tobie swobodniej i pewniej

o   oprowadź po biurze i zapoznaj z pracownikami – pokaż pomieszczenia socjalne, wytłumacz, jak obsłużyć ekspres, zapoznaj z pracownikami, pokaż miejsce pracy

o   przekaż w ręce opiekuna lub szefa działu, który przejmuje opiekę oraz nadzór nad nowym pracownikiem – jeśli to możliwe, przedstaw pracownika szefowi działu i przedstaw opiekuna, który pomoże nowej osobie na stanowisku pracy.

Zróbmy zatem wszystko, aby nowemu członkowi naszego zespołu pomóc i umilić jego pierwsze dni w pracy. Dajmy mu odczuć, że jest mile widziany, a my cieszymy się, że do nas dołączył.

 

Autor:

Alicja Jurga, HR Specialist, Politan

Alicja Jurga_600W branży HR od 6 lat. W firmie odpowiada za działania z obszaru miękkiego HR. Specjalizuje się w rekrutacjach i employer brandingu. Ma doświadczenie w prowadzeniu procesów rekrutacyjnych, szkoleń i działań rozwojowych, budowaniu strategii komunikacji i organizacji eventów