To czy intranet dla pracowników będzie martwym skryptem zajmującym miejsce na serwerze, czy żywym organizmem, który faktycznie służy komunikacji, zależy od tego, czy będzie zawierać ważne dla pracowników informacje. Jakie rodzaje treści pracownicy cenią najbardziej? Co absolutnie musisz dodać w intranecie, jeśli ma być użyteczny?

1. Baza pracowników

Możliwość natychmiastowego znalezienia osoby odpowiedzialnej za konkretne działania oraz jasność struktury w firmie to podstawa komunikacji wewnętrznej. Pracownicy powinni mieć zatem dostęp do bazy pracowników. Najlepiej takiej, która pozwala na znalezienie maila, numeru telefonu, zawiera zdjęcie, by pracownika można było rozpoznać oraz krótki opis zadań i przynależność działową.

Bazę pracowników warto uzupełnić o kilka nieformalnych informacji (np. co pracownik lubi, jak spędza wolny czas. Przygotowanie takiej notki „o sobie” można zlecić w ramach onboardingu). Dzięki temu intranet dla pracowników może stać się pierwszym źródłem informacji o zespole, nowych osobach w firmie, a nawet miejscem, poprzez które pracownicy się poznają.

2. Niezbędne dokumenty dla pracowników

Regulamin pracy, warunki wynagradzania, wzór wniosków urlopowych (choć lepiej założyć elektroniczny obieg wniosków urlopowych). Do tego wzory dokumentów firmowych, umów, dokumentacji.

Dostęp do dokumentów oczywiście powinny być dopasowany do struktury / działu. Jeśli archiwum znajduje się w innym repozytorium warto, by w intranecie można było znaleźć odnośniki bądź instrukcję jak się do tych dokumentów dostać.

3. Forum wiedzy / wikipedia pracownicza

Forma czy też struktura bazy wiedzy zależy od profilu firmy. Dobrze zadbać o to, by pracownicy mieli miejsce, w którym dzielą się wiedzą, użytecznymi linkami, e-bookami, prezentacjami itd.

Bardzo często taką formę pełni zamknięta grupa na Facebook (w małych organizacjach dostępne dla całej firmy, w większych dla działów) bądź kanały na Slacku. W większych organizacjach stosuje się rozwiązania oparte o mechanizmy znane z sieci społecznościowych  (tzw. sieć ESN – enterprise social network).

Wiedza musi być zawsze prezentowana w sposób zorganizowany i poukładany. Łatwy do przeszukania.

4. Podsumowania firmowe / Aktualności

W zależności od wielkości firmy mogą być robione co tydzień (w mniejszych organizacjach) bądź co miesiąc (w większych). Powinny zawierać krótkie opisy tego, co się w firmie wydarzyło. Pisane luźnym, niekoniecznie korporacyjnym językiem i dotyczące tego, co dla firmy i jej pracowników jest ważne.

Aby takie podsumowania były czytane, powinny dotyczyć pracowników („a może napisali coś o mnie”) i powinny być dla nich ważne (mieć związek z ich pracą, zadaniami, atmosferą w firmie).

Celem podsumowań jest:

  • Dystrybucja wiedzy na temat tego, co się dzieje w firmie („Nadal szukamy nowego programisty. Jeśli macie kogoś do polecenia, to podeślijcie nasze ogłoszenie, które znajdziecie tu”).
  • Chwalenie i docenianie pracowników („Krzysiek z działu marketingu ukończył górski zimowy Runmaggedon! Szacun!”, „Rozwijamy się! Dział sprzedaży pozyskał nam 5 nowych klientów”).
  • Wspomaganie procesów onboardingu („Mamy nowego administratora Sebastiana. Każdy kto jeszcze się nie przywitał, może wysłać mu maila na ten adres. Więcej informacji o Sebastianie znajdziecie w naszej zakładce dotyczącej zespołu”)
  • Na bieżąco przypominanie o ważnych kwestiach dotyczących pracowników („Przypominamy, że trwa okres ustalania planu urlopów. Jeśli jeszcze nie zaplanowałeś wakacji, warto przegadać pomysł z rodziną / partnerem lub kotem i wypełnić wniosek urlopowy – do pobrania tu”. Inaczej będziecie spędzać urlop w listopadzie…”).
  • Budowanie wewnętrznego employer brandingu („O naszym produkcie pisze na swoim blogu Kasia Celebrytka. Zachęcamy do polubienia”)

Zdobywanie treści do podsumowań bywa procesem dość trudnym (zwłaszcza w większych organizacjach), bo zajęci pracownicy nie mają czasu na to, by informować HR o nowościach w ich działach. Z czasem jednak, jeśli podsumowania będą czytane i lubiane, pracownicy sami zaczynają zgłaszać swoje pomysły. Za ich dostarczanie można też pracowników nagradzać.

To, jaki styl  i formę przyjmą podsumowania, zależy już od specyfiki firmy. Warto jednak prowadzić taką komunikację z pracownikami.

Oczywiście, powyższe 4 typy treści w Intranecie pracowniczym odnoszą się jedynie do elementów informacyjnych (a Intranet może być przecież również miejscem publikacji ankiet, platformą e-learningową czy bankiem pomysłów).

fot.:Designed by Freepik

*Artykuł po raz pierwszy ukazał się w styczniu 2018 na blogu tomHRM.com. Autor: Sabina Stodolak.
tomHRM, to system do zarządzania miękkimi procesami HR, oferujący rozbudowany intranet dla pracowników.