Co piąta firma staje przed koniecznością optymalizacji kosztów pracy, najmniej o redukcje stanowisk boi się Dolny Śląsk – ponad 300 szefów HR, dyrektorów finansowych, managerów i pracowników działów personalnych uczestniczyło w cyklu konferencji dotyczących procesów optymalizacji kosztów pracy.

W Warszawie, Krakowie, Katowicach, Wrocławiu i Poznaniu Lee Hecht Harrison DBM wraz z Kancelarią Prawną Górnicki Durowicz Badowska-Domagała oraz Keystone Consulting Group pokazywał, jak i gdzie szukać oszczędności i minimalizować zagrożenia przy ich wprowadzaniu od strony prawnej i komunikacyjnej. Oficjalnie wystartował też projekt Konsorcjum trzech firm kompleksowo wspierających organizacje w procesach optymalizacyjnych i wdrażaniu zmian w obszarach pracowniczych.

Etatyzacja, aspekty prawne, komunikacja w trakcie zmiany czy outplacement – co najbardziej interesowało szefów HR?
Agnieszka Jagiełka, Partner Zarządzający Lee Hecht Harrison DBM: Wiele osób mówiło, że interesowało ich wszystko i doceniali kompleksowość podejścia oraz fakt, że tematy nawzajem się uzupełniały. To, co było wspólne dla wszystkich lokalizacji to prośba o więcej szczegółów na temat etatyzacji. Te metody optymalizacji kosztów z jednej strony dają części firm pole na spore oszczędności, ale są też najbardziej skomplikowane, i – jak pokazały konferencje – słabo rozpoznane przez biznes.

Podobne zainteresowanie tematami było we wszystkich lokalizacjach?
Etatyzacja najwięcej pytań wywołała na Śląsku. Także w Małopolsce były 3 firmy, które poszukiwały konkretów w tym temacie. Są to zwykle duże firmy post państwowe z branży energetycznej, hutniczej, metalurgicznej i ich dostawcy, a także duże produkcyjne przedsiębiorstwa (także z kapitałem zagranicznym).

Z rozmów z szefami HR- wynika, że dostrzegają oni w swoich organizacjach obszary, gdzie optymalizacja etatów i zmiany w strukturze zatrudnienia są ciągle możliwe. Z kolei w korporacjach międzynarodowych, które do Polski wchodziły w latach 90. i później (większość z centralą w stolicy) te procesy są już zwykle bardzo dobrze poustawiane, więc pola manewru są ograniczone.

Czy to oznacza, że na Śląsku będzie najwięcej zwolnień?
AJ: Przyczyny i powody dla których firmy decydują się na zwolnienia są różne i pewnie trudno o znalezienie prostego algorytmu. Ale jeśliby powiązać te procesy z omawianymi przez nas metodami optymalizacji kosztów, to odpowiedź brzmi „właśnie nie”. Wiele wskazuje na to, że tam są jeszcze możliwości innych działań minimalizujących koszty: modyfikacja struktur i obsady stanowisk, przesunięcia wewnętrzne pracowników w ramach zmian etatów, uelastycznianie kosztów wynagrodzeń poprzez wprowadzenie systemów premiowych czy ujednolicenie mechanizmów podwyżkowych.

Tamtejsi szefowie HR ostrożnie i z rezerwą mówili o redukcjach zatrudnienia w najbliższym czasie. Są oczywiście zainteresowani tematem optymalizacji kosztów, sprawdzają różne możliwości, chcą wiedzieć więcej, ale na razie tylko nieliczni przygotowują się do podobnych procesów. W Warszawie czy Poznaniu więcej osób wprost ujawniało, że takie wyzwania mogą ich czekać w najbliższej przyszłości.

Jaki procent firm będzie w takim razie redukował liczbę stanowisk? Chyba trudno to sprawdzić, bo takie procesy zwykle przygotowuje się bez rozgłosu.
Gdyby zapytać wprost, to rzeczywiście mało kto się przyzna, chyba że proces jest już na tyle zaawansowany, że dana firma szuka partnerów do jego przeprowadzenia. Gdy jednak w ankietach pokonferencyjnych pytaliśmy, czy prezentowane w trakcie konferencji treści są dla nich istotne, to okazuje się, że dla 95% tematy poruszane na konferencji są do wykorzystania w ich firmach (odpowiednio 51% „tak i zdecydowanie tak”, a 45% „raczej tak”).

Możemy potraktować Uczestników konferencji jako próbkę reprezentatywną dla rynku przedsiębiorstw zatrudniających ponad 100 pracowników, zwykle z kapitałem zagranicznym, ale też i dużych firm giełdowych, znanych, wiodących pracodawców w regionach. Wówczas jeśli uwzględnić fakt, że realnie na konferencji pojawiły się osoby, które temat dotyczy, stanowiły one 25% tych, którzy mogli przyjść.

Nawet jeśli weźmiemy poprawkę na to, ile osób i dlaczego przychodzi, bądź nie na konferencje, daje to możliwość ostrożnego szacunku, że co piąta firma (z grupy opisanej poniżej) myśli lub już działa na rzecz optymalizacji kosztów pracy.Największym zaskoczeniem dla uczestników było uświadomienie sobie, że procesy te są tak skomplikowane, i że jest tyle elementów, które trzeba wziąć pod uwagę, że o finalnym sukcesie mogą zadecydować nie działania czysto operacyjne, ale np. komunikacja.

Dla wielu osób rzeczą nową było, że wiele rozwiązań jest już na polskim rynku przetestowanych i że istnieją gotowe zestawy case’ów, dobrych praktyk, pól ryzyka, czyli że dysponujemy już sporym know-howem, gotowym do wykorzystania. A ciągle zbyt wielu menedżerów działa intuicyjnie, na zasadzie prób i błędów.

O optymalizacji kosztów słyszymy na okrągło, organizowanych jest wiele konferencji, szkoleń. Co można powiedzieć dziś nowego? Jakie odkrywcze wsparcie dać zarządzającym procesem?
Uczestnicy naszych konferencji wskazywali na trzy kluczowe aspekty:
1. Istotą dotychczas realizowanych wydarzeń tego typu były wydarzenia otwarte. Zatem firmy, które występują na takich konferencjach, a często są to firmy doradcze, muszą liczyć się z tym, że na sali siedzi ich konkurencja. Dlatego takie spotkania mają bardziej charakter handlowy, a nie merytoryczny. U nas – ze względu na rodzaj audytorium, sami przedstawiciele biznesu – była możliwość otwartej dyskusji o konkretach.

2. Przedstawiciele firm cenią „studia przypadków” i chcą o nich słuchać. Szczególnie doceniają, kiedy poza doświadczeniem konkretnej pojedynczej firmy, mogą zobaczyć szerszy obraz, wielość możliwości i rozwiązań. Bo to, że dane narzędzie sprawdziło się w firmie X nie znaczy, że sprawdzi się w Y. Zatem oczekują, że prowadzący będą mieli za sobą doświadczenia kilku, kilkunastu, a najlepiej kilkudziesięciu podobnych projektów. Chcą wiedzieć, co jest uniwersalne, a co jednostkowe.

3. Główne treści na poszczególnych konferencjach o optymalizacji często powtarzają się, są podobne. Wszak opierają się na tym samym materiale, np. na ustawie o zwolnieniach grupowych. Uczestnicy najczęściej pytają jednak nie o przepisy prawne, do których mogą dotrzeć sami, ale o sposoby rozwiązania problemu w konkretnej sytuacji, zwłaszcza tam, gdzie prawo nie jest precyzyjne, a praktyka tworzy się głównie w oparciu o wyroki Sądu Najwyższego.

Szefowie HR oceniali też projekt Konsorcjum trzech firm, wspierających organizacje w procesach optymalizacji kosztów od strony prawnej, komunikacyjnej, społecznej oraz struktur płac i stanowisk. Jakie widzieli plusy i minusy tego rozwiązania?

Konsorcjum to kompleksowe wsparcie dla firm już od początkowego momentu, kiedy stają przed koniecznością optymalizacji w obszarze kosztów ludzkich, ale nie wiedzą jeszcze, co i jak zrobić. Eksperci z trzech firm sprawdzą różne rozwiązania, nie tylko te związane z redukcją zatrudnienia.

Może jednak okazać się, i często tak się dzieje, że likwidacja stanowisk wcale nie jest potrzebna. Dużym plusem jest fakt, że zaproponowane rozwiązania nie będą się wzajemnie wykluczały, co niestety ma miejsce, gdy rekomendacje niezależnie przygotowują podmioty ze sobą nie współpracujące.

I kolejny z plusów: pracując z Konsorcjum klient ma jedną umowę, jednego project menagera i z pewnością niższą cenę, niż gdyby te same usługi negocjował osobno.Natomiast niewątpliwym ograniczeniem tego systemu jest fakt, że niektóre organizacje, aby skorzystać z jakiejś usługi, muszą zebrać po kilka ofert na poszczególne elementy, aby je porównać, tym samym nie negocjują całości, ale część oferty. Niektóre organizacje międzynarodowe mają też globalne umowy i ich elastyczność w wyborze lokalnego partnera jest niewielka.