Nierealistyczna ocena możliwości zespołu, brak elastyczności w wyborze metody działania i podejściu do jego realizacji, brak dobrej komunikacji i odwagi w podejmowaniu decyzji – każdy z tych pięciu grzechów głównych zarządzania projektami może przytrafić się nawet najbardziej doświadczonemu managerowi. Co dokładnie zakłóca efektywną pracę managerów?

Prawidłowa realizacja projektów to klucz do sukcesu każdego przedsięwzięcia we współczesnym biznesie. O tym, jakich błędów należy się wystrzegać opowiadają dr inż. Andrzej Zalewski, Kierownik Studiów Podyplomowych Zarządzanie Projektami i Zarządzanie Zasobami IT oraz Tomasz Jabłoński, wieloletni praktyk project managementu i dyrektor zarządzający firmy doradczej iTagma.

Błąd pierwszy: Brak realnej oceny możliwości zespołu

Jednym z błędów najczęściej popełnianych przez menadżerów jest przekonanie, że efektywność pracy zależy głównie od liczby osób zaangażowanych w projekt i czasu, który te na niego poświęcają. W Polsce nadal bardzo popularne jest podejście, że im większy zespół, tym skuteczniej będzie przebiegać realizacja zadania. Tymczasem specjaliści od zarządzania wyraźnie zaznaczają, że sprawna realizacja projektu to przede wszystkim dobre zmotywowanie zespołu i odpowiednie rozdzielenie zadań pomiędzy jego członków.

„Bardzo poważnym błędem popełnianym podczas planowania działań jest niezweryfikowanie projektu pod kątem jego wykonalności. Kierownicy projektów bardzo często wyznaczają do realizacji zadań większą liczbę osób niż to konieczne, co wcale nie gwarantuje satysfakcjonującego efektu” – tłumaczy dr inż. Andrzej Zalewski.

Równie często zdarzają się jednak sytuacje niedoszacowania liczby pracowników i czasu potrzebnego na realizację danego projektu. Największym grzechem popełnianym przez menedżerów jest brak realnej oceny możliwości zespołu.

Z doświadczeń iTagmy wynika, że w przypadku mało doświadczonych menedżerów projektów przy planowaniu działań bardzo skuteczna jest wizualizacja projektu. Zarówno dla menedżerów, jak i pracowników, którzy realizują zadanie przydatne jest stworzenie tzw. script planu, czyli rozpisanie procesu realizacji działań podobnie jak w scenariuszu filmowym.

Przed nakręceniem sceny wyobrażamy sobie etapy jej realizacji. Podczas takiej wizualizacji osoby planujące zadanie łatwiej zauważają detale, o których wcześniej nie pomyślały, a które mogą okazać się istotne podczas wykonywania dalszych działań. Łatwiej jest też z wyprzedzeniem dostrzec trudności.