Tak zwane „najlepsze rozwiązanie” (ang. Best of breed) wypada świetnie dla HR i finansów, ponieważ zostało zbudowane na podstawie wieloletnich doświadczeń, aby dopasować się do potrzeb HR. Generalnie najlepsze systemy tego typu nie potrzebują wiele konfiguracji, poza ustaleniem podziału organizacyjnego pracy, ludzi, terminów i warunków itp.
Problemem jest fakt, że zostały one zbudowanie głównie po to aby dopasować się do potrzeb „nieprzetransformowanych” HR, zatem nie ważne jak kuszące to może się wydać, nie warto wybierać żadnego z tych systemów bez poważnego zastanowienia, jak zarządza ono „workflow” oraz jak zostanie zintegrowane na poziomie technologicznym.
Druga postać to ERP. Systemy te nie tylko posiadają wszystkie narzędzia potrzebne do transformacji HR, ale również zawierają moduły dla innych funkcji biznesu. Oznacza to, że HR zostanie lepiej zintegrowane z finansami itp. Jednakże systemy ERP są do wszystkiego, zatem nie są specjalnie projektowane dla HR, przez co wymagają dużo pracy podczas konfiguracji i wdrażania.
Zatem niedoskonałe ERP pozwala przynajmniej na stworzenie pełnych procesów. Jednak należy pamiętać, że są to rozwiązania dużej skali i ważne jest sprawowanie nad nimi kontroli, inaczej one przejmą kontrolę nad Tobą.

10. Nie zakładaj, że coś się nie stanie, o ile Ty do tego nie doprowadzisz

Różnica pomiędzy obecnym sposobem świadczenia usług HR, a docelowym sposobem, to fakt, że sposób docelowy musi zostać zdefiniowany. Istnieje wiele historii, nawyków i doświadczeń składających się na obecny kształt usług HR. Większość z nich nie została zapisana, co nie przeszkadza im sprawnie funkcjonować. Jeśli sprawy mają funkcjonować w przyszłości, konieczne jest zdefiniowane sposobu zachowania się w sytuacji dotychczas nieznanej.
Co z kolei sprowadza się do stworzenia dokumentacji lub w tym przypadku centrum serwisowego, standardowych procedur operacyjnych (pojęcie zapożyczone z wojskowości). Tak jak w wojsku, musisz móc oprzeć o te procedury swoje życie. Z takimi procesami jako wyznacznikami działania – oraz dobrą strategią – nie tylko przetrwasz, ale zwyciężysz.

Paul McLintic jest dyrektorem rozwoju produktu w Koko Union, która specjalizuje się w zaawansowanych projektach procesów dla HR i finansów.