Jakie problemy napotykają managerowie przy organizacji indywidualnych spotkań z pracownikiem? Dlaczego spotkania 1:1 nie są tak efektywne jak mogłyby być? 5 najpoważniejszych błędów jakie popełniają w tym względzie managerowie. 

1. Brak agendy spotkania

Plan spotkania oraz określenie jego kluczowych punktów to najważniejsza część przygotowania się do spotkania. Pozwala usystematyzować tematy, skupić się na najważniejszych i nie dopuszcza (już w trakcie rozmowy) do nadmiernego schodzenia w dygresje. Agenda pokazuje też cel spotkania. Jeśli nie masz czego umieścić w agendzie, nie spotykaj się, bo i ty i twój pracownik, zmarnujecie czas.

Brak agendy tworzy chaos komunikacyjny i sprawia że manager o połowie tematów, które chciał poruszyć, zapomina.

Agenda powinna być udostępniona pracownikowi przed spotkaniem, by on również wiedział o czym będzie rozmowa i mógł się przygotować. Udostępnienie agendy spotkania 1:1 pracownikowi redukuje lęk przed spotkaniem, pozwala mu zapanować nad emocjami, przemyśleć tematy. Sprawia, że spotkanie przebiega sprawniej, szybciej i w przyjemniejszej atmosferze.

2. Jednostronna komunikacja

Brak możliwości dodania przez pracownika swoich punktów do agendy spotkania oraz brak udostępnienia wniosków ze spotkania pracownikowi tworzy sytuację jednostronnej komunikacji. W takim potkaniu, manager po prostu „odpytuje” pracownika z postępów i nie dopuszcza do sytuacji dialogu.

Pracownikowi, w takiej sytuacji, trudno jest poruszyć ważne dla siebie tematy, jeśli nie zmieściły się w agendzie przełożonego. A jeśli już mu się to uda, może to stworzyć niekomfortową sytuację dla managera, który nie bez przygotowania i tak nie będzie potrafił pracownikowi pomóc.

3. Skupianie się jedynie na błędach / minusach / negatywnych aspektach zachowania pracownika

Celem spotkania 1:1 jest poprawa efektywności pracowników. Można to osiągnąć na wiele sposobów, ale zdecydowanym błędem jest skupianie rozmowy jedynie na minusach, błędach i trudnościach. Oczywiście, to ważne elementy spotkania. Dzięki diagnozie trudności, można znaleźć ich rozwiązania. Podstawą jest jednak rozmowa o całości tego, co dzieje się w życiu zawodowym pracownika.

4. Brak zapewnienia pracownikowi poczucia bezpieczeństwa

Aby spotkania 1:1 procentowały, pracownicy muszą móc mówić otwarcie i szczerze o swoich problemach. Nie da się tego osiągnąć, jeśli pracownik będzie czuł się przesłuchiwany, oceniany bądź w inny sposób zagrożony. Pamiętaj, że podczas takiego spotkania łatwo wyprowadzić go, ze strefy komfortu. A to do managera należy zadbanie o poczucie bezpieczeństwa pracownika.

5. Brak notatek w trakcie i po spotkaniu

W czasie spotkania manager (oraz pracownik) powinni mieć możliwość tworzenia notatek. Ich brak sprawia, że niektóre tematy mogą zostać pominięte, a stworzone rozwiązania zapomniane.

Po spotkaniu notatki warto przekuć we wnioski, a te włączyć w zadania bądź cele. Dzięki temu, wnioski ze spotkania 1:1 mają szansę włączyć się w proces pracy i realnie wesprzeć efektywność pracownika.Dobrą praktyką jest podzielenie się wnioskami ze spotkania obu uczestniczących w nim osób.

*Artykuł po raz pierwszy opublikowano na blogu tomHRM. tomHRM to system wpierający zarządzanie miękkimi procesami HR, w tym organizację spotkań 1:1 między pracownikami.