Pracownikowi przysługuje prawo do czasu wolnego od świadczenia pracy, czyli tzw. urlop wypoczynkowy. W każdym roku pracy pracownik nabywa do niego prawo w wymiarze uzależnionym od stażu pracy. Ze względu na różne czynniki, zarówno po stronie pracodawcy jak i pracownika, urlop może nie zostać wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył
do niego prawo. W takiej sytuacji niewykorzystane dni przechodzą na przyszły rok i z początkiem nowego roku stają się urlopem zaległym.

Urlop może się przedawnić

Każdy pracownik posiadający zaległy urlop wypoczynkowy z 2014 roku, powinien go wykorzystać najpóźniej do 30 września 2015 roku. Przepisy Kodeksu pracy określają, iż roszczenie pracownika do udzielania urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od momentu kiedy urlop stał się wymagalny. Dlatego też zaległy urlop
z 2014 roku rozpoczyna swój trzyletni okres przedawniania z dniem 30 września 2015 roku, jeżeli został przesunięty na następny rok. Po upływie trzech lat, czyli 30 września 2018 roku prawo pracownika do tego urlopu ulegnie przedawnieniu.

Termin wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego – obowiązkowy czy dobrowolny

Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego przez pracownika jest tak samo ważne jak zgoda pracodawcy na urlop. W przypadku gdy pracownik złoży wniosek o urlop, na który pracodawca nie wyrazi zgody, to taki urlop nie może się rozpocząć według własnego uznania pracownika. Zaś jego nieobecność w pracy jest traktowana jako nieusprawiedliwiona. Przełożony ma jednak wręcz obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego każdorazowo do 30 września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca, który nie dopełni tego obowiązku w obligatoryjnym terminie może liczyć się z karą grzywny.

Zdarzają się jednak sytuacje, że pracownicy nie chcą wykorzystać zaległego urlopu. Na ile taka sytuacja wywiera presję na pracodawcy, ze względu na karę grzywny, by wymusił na pracowniku wykorzystanie zaległego urlopu w terminie?

W przypadku gdy pracodawca nie sporządza planu urlopów przy udzielaniu urlopu bierze się pod uwagę wnioski urlopowe pracowników. Natomiast jeżeli jest on przygotowywany to powinien zawierać również terminy w jakich udzielony zostanie urlop zaległy.

Mając na uwadze stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy, które nie dopuszcza zmuszania pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę, dobrym rozwiązaniem jest przedstawienie pracownikowi na piśmie propozycji terminów na wykorzystanie urlopu i jednoczesne sporządzenie notatki. W okolicznościach, gdy pracownik nadal odmawia pójścia na zaległy urlop, jest to zabezpieczenie na wypadek kontroli z PIP,
że pracodawca wykazał wolę udzielenia zaległego urlopu, ale pracownik odmówił jego wykorzystania.

Odmienne stanowisko zajmuje Sąd Najwyższy, który w 2006 roku uznał, iż pracodawca ma prawo zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego.
W przypadku gdy pracodawca przyjmuje interpretacje przepisów przyjętą przez Sąd Najwyższy zobligowany jest poinformować pracownika na piśmie, w którym wskazuje termin wykorzystania urlopu. Jeśli jednak pracownik w tym terminie stawi się w pracy, może nie zostać dopuszczony do wykonywania pracy przez przełożonego.

Urlop na żądanie ma swoje prawa

Zgodnie z Kodeksem pracy w każdym roku kalendarzowym pracownikom przysługuje cztery dni urlopu na żądanie. Uzyskanie tego typu urlopu następuje na wyłączną prośbę pracownika i należy wystąpić o jego udzielenie  najpóźniej w dniu  rozpoczęcia urlopu. Zatem jak wskazuje sama nazwa „na żądanie” – o terminie urlopu decyduje pracownik. Najczęściej jest to urlop niezaplanowany, którego potrzeba wykorzystania pojawia się w nagłej sytuacji, natomiast pracodawca powinien przychylić się do tej prośby.Należy jednak pamiętać, że niewykorzystany urlop na żądanie w danym roku traci swój specjalny charakter i przechodzi na rok kolejny jako zwykły zaległy urlop wypoczynkowy.

Pewne wątpliwości wiążą się z terminem wykorzystania zaległego urlopu, który był w poprzednim roku kalendarzowym urlopem na żądanie. Część ekspertów prawa pracy uważa, że zarówno zaległy urlop na żądanie, jak i normalny zaległy urlop wypoczynkowy powinny być wykorzystane do końca września kolejnego roku kalendarzowego.

Odmienne stanowisko w tym zakresie zajęła Państwowa Inspekcja Pracy (pismo GIP nr GPP-110-4560-170/08/PE). Zgodnie z tym stanowiskiem pracodawca nie może żądać od pracownika wykorzystania w trakcie pierwszego kwartału kolejnego roku (termin wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w poprzednio obowiązującym stanie prawnym – obecnie do 30 września kolejnego roku) tych dni niewykorzystanego urlopu za poprzedni rok, które miały w poprzednim roku charakter dni urlopu na żądanie (4 dni w roku). Takie dni powinny być, zdaniem PIP, wykorzystane łącznie z urlopem za kolejny rok na ogólnych zasadach. Pracodawca może zatem odmówić pracownikowi, który w poprzednim roku nie wykorzystał żadnego dnia urlopu na żądanie, udzielenia 4 dni zaległego urlopu w terminie do końca września kolejnego roku.

Przyczyny niezależne

Udzielenie urlopu w terminie do końca września staje się niemożliwe np. w przypadku choroby pracownika lub urlopu macierzyńskiego. Pracodawca w tym przypadku nie ponosi żadnych sankcji za nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu w obligatoryjnym terminie ze względu na wystąpienie przyczyn od niego niezależnych.

Nieudzielenie zaległego urlopu ma swoje konsekwencje

Ze względu na fakt nie udzielenia urlopu wypoczynkowego, pracownik ma prawo złożyć zawiadomienie  o naruszenie jego praw do Państwowej Inspekcji Pracy. Odpowiedzialnością  za to wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym mogą zostać obarczeni nie tylko pracodawcy, ale również inne osoby, takie jak kierownicy działu kadr. Konsekwencją nieudzielenia zaległego urlopu przez PIP jest ukaranie mandatem karnym w wysokości
do 2 tys. złotych lub skierowanie do sądu rejonowego wniosku o ukaranie grzywną od 1000 nawet do 30 tys. złotych.

Maurycy Organa, ekspert z zakresu prawa pracy INFOR PL

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 18, art. 152, art. 154², art. 161–163, art. 165–167², art. 168, art. 171, art. 282 § 1 pkt 2, art. 291 § 1 i § 5, art. 295 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

● art. 96 § 1a, § 1b ustawy z 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 395; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1269

INFOR PL SA od 25 lat jest największym polskim dostawcą profesjonalnych informacji na temat prawa i ekonomii.

Wpis Zaległe urlopy wypoczynkowe – pracodawcy muszą ich udzielić do końca września pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

Brak wypoczynku niesie jednak za sobą wiele negatywnych konsekwencji, które tłumaczą Agnieszka Janowska, radca prawny, dyrektor Departamentu Prawa Pracy w TGC Corporate Lawyers oraz Dorota Strzelec, psycholog pracy, dyrektor firmy doradczej StaffPoland Sp. z o.o.

Polak nie wypoczywa 

Według danych Państwowej Inspekcji Pracy, ilość niewykorzystanych dni urlopów wypoczynkowych na przestrzeni ostatnich lat jest nadal znacząca, mimo przesunięcia terminu ostatecznego wykorzystania rocznego wymiaru urlopu z końca I kwartału na koniec III kwartału (30 września) roku następnego.Bywają rekordziści, którzy mają nawet po kilkadziesiąt dni zaległego urlopu, co oznacza, że nie wykorzystują go regularnie przez lata.

Agnieszka Janowska, radca prawny, dyrektor Departamentu Prawa Pracy w TGC Corporate Lawyers:

Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (a najpóźniej do 30 września następnego roku). Szczegółowe zasady wykorzystywania urlopów określa zwykle regulamin pracy pracodawcy oraz tworzony przez niego na każdy rok plan urlopów. Kodeks obliguje jedynie, aby w każdym roku co najmniej jedna część urlopu trwała nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, co pozwoli na regenerację sił pracownika.

Właściwe rozplanowanie urlopów leży w interesie samych pracodawców, gdyż w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) i stwierdzenia dużej ilości zaległych urlopów, pracodawcy grozi grzywna od 1.000 do 30.000 zł. Co ważne, niezależnie od nałożonej kary, PIP nakaże także pracodawcy pilne rozplanowanie zaległych urlopów i zbada stopień realizacji zaleceń pokontrolnych.

Jak wypoczywamy?

Szybkie tempo życia sprawia, że obecnie wypoczywamy inaczej niż jeszcze kilkanaście lat temu. Polacy bardzo polubili tzw. „długie weekendy”, „pomosty” i „przerwy świąteczne”, które dają możliwość  kilkudniowego wypoczynku przy wykorzystaniu niewielu dni urlopu wypoczynkowego. Popularne też stały się 2-3 dniowe wyjazdy weekendowe. Coraz rzadziej spotyka się minimum 3-tygodniowe urlopy
w okresie letnim.

Takie rozłożenie wypoczynku wynika nie tylko z „zapracowania” Polaków (choć dla niektórych jest to realny problem), ale też z trudności w zaplanowaniu terminu dłuższego wypoczynku przez samego pracownika. Rzadko przecież ktoś z nas wyjeżdża na urlop sam, a zgranie terminu wyjazdu z parterem, rodziną czy znajomymi coraz częściej stanowi ogromne wyzwanie. Łatwiej jest więc zorganizować krótsze wyjazdy, które pozwalają na regularną regenerację sił.

Co nas męczy i stresuje?

Dzisiejsze zmęczenie różni się od tego, które odczuwali pracownicy w XIX i XX wieku. Dawniej zmęczenie kojarzyło się głównie z wysiłkiem fizycznym, a do regeneracji wystarczała odpowiednia ilość snu i jedzenia. Współczesny rodzaj zmęczenia ma zdecydowanie bardziej charakter psychiczny i charakteryzuje je m.in.:

• zmniejszenie koncentracji
• spowolnienie i osłabienie postrzegania
• zaburzenia emocjonalne (apatia lub rozdrażnienie)
• spadek wydajności pracy (wzrost czasu reakcji, liczby błędów)
• spadek motywacji
• spadek formy fizycznej
• wzrost zachorowań, urazów i wypadków.

Coraz większym problemem współczesnego środowiska pracy staje się tzw. przeciążenie informacyjne, czyli dopływ zbyt dużej ilości bodźców (wrażeń zmysłowych, komunikatów werbalnych i pozawerbalnych) w stosunku do naszych możliwości ich przetworzenia. Paradoksalnie większa ilość danych nie zapewnia nam lepszej informacji. Spada nasza koncentracja, co zwiększa skłonność do pomijania kluczowych danych, pojawia się deficyt uwagi, brakuje nam czasu na spokojne przemyślenie zadań, a w końcu rośnie poziom stresu. Co za tym idzie, jedną z konsekwencji przeciążenia informacyjnego jest spadek trafności podejmowanych decyzji.

Innym problemem związanym z nadmiarem informacji jest dążenie do stałego „bycia na bieżąco” oraz lęk, że coś nas omija, przegapiamy fakty, które powinniśmy znać. Zaburzenie tego typu, określone przez psychologów jako FOMO (fear of missing out), przejawia się w przymusie ciągłego upewniania się, że jesteśmy na bieżąco ze wszystkimi wiadomościami, kompulsywnego zerkania do komputera, smartfonu czy komórki bez wyraźnej potrzeby.

Jak odpoczywać aby wypocząć? 

Pytaniem jakie każdy powinien sobie zdać jest następujące: jaki sposób wypoczynku jest zatem najlepszy dla mnie– leniuchowanie czy aktywność? Odpowiedź zależy to od tego, jaki rodzaj pracy wykonujemy oraz co nam sprawia przyjemność, jakie mamy hobby itp. Powinniśmy wybrać taki sposób spędzania urlopu, który nie będzie powodował uczucia bycia zobligowanym do robienia czegokolwiek.

Oczywiście, jeśli pracujemy na co dzień przy biurku, w czasie urlopu przyda nam się trochę aktywności fizycznej. Co więc dla tych bardziej aktywnych? Im też więcej ruchu nie zaszkodzi, gdyż uprawianie popularnych sportów (np. bieganie, pływanie, jazda na rowerze) wymaga uruchomienia zupełnie innych mięśni niż tych, które są aktywne w codziennej aktywności zawodowej. Ponadto badania wskazują, że aktywność fizyczna skutecznie redukuje zmęczenie i poprawia nastrój.

Dla części pracowników, a szczególnie menedżerów, sposób spędzania wolnego czasu jest także wizytówką – wyznacznikiem statusu i stylu życia. Choć na pewno miło jest pochwalić się znajomym zdjęciami z niebanalnych miejsc i wzbudzić zazdrość kolegów z pracy, pamiętajmy, że urlop to przede wszystkim czas na wypoczynek i regenerację sił. Spędźmy go więc tak, aby wrócić z dużym zapasem energii i wspomnieniami na całe życie.

Wpis Negatywne skutki zaległych urlopów pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.