Czy masz pewność, że statystyki odsłon ogłoszenia dostarczone przez serwis pracy czy dom mediowy są rzeczywiste? Czy wiesz, ile osób wyświetliło szczegóły oferty? Ile osób po przeczytaniu ogłoszenia zdecydowało się wysłać CV, a ile zrezygnowało? Czy treść ogłoszenia trafiła mocniej do użytkowników wiodącego serwisu pracy czy może, choć więcej osób przeczytało ogłoszenie, to CV dostałeś mniej, niż z linków, które swoim znajomym wysłali twoi pracownicy?

Dokładne analizowanie danych to obecnie „must have” w rekrutacji. Jak to zrobić efektywnie? W sukurs przychodzi nam możliwość tworzenia linków śledzących (linków referencyjnych) do ogłoszeń rekrutacyyjnych i formularzy. Niektóre systemy do rekrutacji (np. system ATS tomHRM) pozwalają na automatyczne i łatwe dodawanie dowolnej ilości linków referencyjnych do projektu rekrutacyjnego. Nawet jednak, jeśli pracujesz bez systemu, nadal możesz śledzić efektywność publikacji ogłoszeń i odsłon – np. korzystając z narzędzia Google Analitics.

Co to jest link referencyjny?

Link referencyjny to taki link, który ma  w sobie zapisane dodatkowe informacje. Prowadzi do jakiegoś miejsca (np. oferty pracy) ale jednocześnie może wskazywać, skąd przyszedł użytkownik. System tomHRM może zliczać wszystkie wejścia na daną ofertę pracy poprzez link referencyjny, oraz zapisywać informacje o tym, czy po przeczytaniu ogłoszenia ktoś kliknął na przycisk Aplikuj oraz czy wysłał CV.

Jednocześnie, każde wysłane w ten sposób CV będzie miało automatycznie zapisane to miejsce publikacji, którym oznaczyłeś dany link. Czyli – mówiąc wprost – system pokaże skąd przyszedł dany kandydat.

Podobny efekt można osiągnąć również innymi narzędziami – np. tagowaniem linków za pomocą Google Tag Managera. W tomHRM jest to jednak (naszym zdaniem) znacznie prostsze i nie wymaga od HR dostępu do narzędzi Google.

Jak działają linki referencyjne przy publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych?

W systemie ATS tomHRM możesz stworzyć nieskończenie wiele nazw źródeł pozyskania kandydatów. Mogą to być konkretne portale pracy, twoja strona kariery, serwisy social media, a nawet tak szczegółowe miejsca jak np. konkretne osoby, które mogą polecać link (np. pracownicy lub rekruterzy) czy miejsca w ramach danego medium – np. 5 różnych grup tematycznych na Facebook.

Linki referencyjne do ogłoszenia. Prezentacja ilości osób, które wyświetliły szczegóły oferty, przeszły do formularza, wysłały CV /tomHRM.com

Po opublikowaniu ogłoszenia na stronie Kariery w systemie, możesz pobrać dowolną ilość linków referencyjnych. Każdy link możesz oznaczyć wybraną nazwą źródła (i dodatkowo zapisać sobie w notatniku miejsce gdzie go opublikowałeś, by móc go w miarę potrzeby łatwo usunąć).

Publikujesz link do ogłoszenia w różnych miejscach, a system wie, że dany kandydat przyszedł do Ciebie właśnie z tego miejsca.

Dzięki temu, że nie masz ograniczeń w ilości pobieranych linków, to ty decydujesz o tym, jak bardzo szczegółowych danych potrzebujesz. Możesz np. ten sam link umieścić w wielu grupach na FB i wtedy system pokaże ci zbiorczą ilość osób z grup które wysłały CV, a możesz na każdą grupę wrzucić inny link i wtedy wiesz, która grupa była najbardziej efektywna.

W dashboardzie każdego projektu widzisz skąd przychodzą kandydaci (wraz z udziałem procentowym na przejrzystym kolorowym wykresie). Masz podgląd na statystyki każdego Źródła kandydatów, a nawet możesz obserwować na wykresie to, w jakie dni przychodzą aplikacje. Masz też oczywiście podgląd do tego, które źródło było w danym dniu najbardziej aktywne.

Aktywność poszczególnych źródeł kandydatów w danym dniu /tomHRM.com

Po co mi to?

Po to, by można było zmierzyć takie KPI jak:

Efektywność kanałów rekrutacji

Czyli sprawdzasz, z którego miejsca było najwięcej odsłon ogłoszenia, przejść do formularza i wysłanych CV. Dzięki takiej obserwacji prowadząc kolejne informacje wiesz, gdzie warto umieścić ogłoszenia danego typu, a gdzie nie ma to sensu bo odzew jest słaby.

Jakość rekrutacji

Duża ilość CV nie zawsze oznacza sukces rekrutacyjny. Liczy się przecież ich jakość. W tomHRM wystawczy, że przefiltrujesz bazę kandydatów w danym projekcie przez dany etap (np. etap II spotkanie) by zobaczyć skąd przyszli kandydaci, którzy doszli do tego etapu.

Dzięki takim danym wiesz, że np. z serwisu A przychodzi najwięcej CV, ale to z serwisu B najwięcej kandydatów dochodzi do etapu II spotkania lub zostaje zatrudnionych. Gdzie zatem lepiej umieszczać CV? W serwisie B!

Atrakcyjność oferty pracy

Publikujesz ogłoszenie w serwisie rekrutacyjnym. W systemie widzisz, że ogłoszenie ma sporo wyświetleń, ale CV przyszło jak na lekarstwo. Co może być tego powodem ? Może treść ogłoszenia jest nieatrakcyjna, może tytuł mylący a może serwis rekrutacyjny wrzucił ogłoszenie do złej kategorii?

Taka pojedyncza informacja niewiele ci powie, ale jeśli pobrałeś kilka linków referencyjnych i zawsze masz taką samą sytuację, to może to znaczyć, że ogłoszenie jest po prostu słabe. Jeśli zaś masz taką sytuację tylko  w części serwisów, a w innych serwisach ogłoszenie ma odsłony i spływają CV, to może to oznaczać, że część serwisów została nieodpowiednio dobrana – ich użytkownicy nie są z jakiegoś powodu zainteresowani tą ofertą.

Kreacja oferty pracy a jej atrakcyjność

O tym, że warto różnicować komunikaty kierowane do poszczególnych grup wiekowych konsumentów, marketerzy wiedzą już od dawna. Rekruterzy rzadko jednak przygotowują kilka kreacji po to, by zainteresować różne grupy kandydatów. Tymczasem może okazać się (i bardzo często tak właśnie jest), że do jednej grupy użytkowników, którzy mogą być zainteresowani daną ofertą pracy trafi jedna kreacja (np. infografika) a inni będą bardziej wyczuleni na video. Jedni lubią standardową treść, inni nieco szaleństwa.

W systemie tomHRM możesz pobrać link również bezpośrednio do formularza, który podepniesz pod różne kreacje i dzięki temu wiesz, ile było odsłon i przesłanych CV. Dzięki tej funkcji możesz nawet robić testy A/B swoich ogłoszeń rekrutacyjnych!

Skuteczność networkingu rekrutera

Załóżmy, że masz trzech rekruterów (w firmie, czy współpracujesz z nimi na zasadzie freelance). Dla każdego z nich tworzysz osobny link referencyjny i zapisujesz w systemie jako źródło kandydatów Rekrutera Kasię, Rekrutera Agnieszkę i Rekrutera Zbyszka.

Każdy z nich stara się promować twoją ofertę pracy – wrzuca ogłoszenia na fora, wysyła do swojej bazy, dzieli się na grupach, wysyła kandydatom przy sourcingu. Ty, jednocześnie masz w systemie podgląd (i to w czasie rzeczywistym), ile osób weszło na ogłoszenie które promowała Kasia,  a ile na ogłoszenia promowane przez Zbyszka. Ile z tych osób przeszło do formularza rekrutacyjnego (czyli mocniej zainteresowało się ofertą) oraz ile tak naprawdę faktycznie wysłało CV!

Możesz dzięki temu porównać skuteczność swoich rekruterów do innych źródeł pozyskiwania kandydatów lub ich skuteczność networkingową między sobą.

Powyższe 5 wskaźników nie wyczerpuje wszystkich możliwości jakie daje ci funkcjonalność pobierania linków referencyjnych. Jest ich znacznie więcej! Zbieraj dane i bądź smart rekruterem!

*Artykuł po raz pierwszy został opublikowany na blogu tomHRM.com w czerwcu 2018 r. Autor Sabina Stodolak

Wpis Rekrutacja data – driven. Kilka porad pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

1.Automatyzacja mailingu do kandydatów – kilkaset złotych oszczędności miesięcznie

Z danych serwisu Wynagrodzenia.pl, mediana wynagrodzenia specjalisty ds. rekrutacji wynosi 4066 zł brutto. Dodając do tego dodatkowe koszty pracy, jakie ponosi pracodawca (850 zł), okazuje się, że godzina pracy specjalisty, warta jest 32 zł (wynagrodzenie 58.800 zł rocznie podzielone przez 1800 godzin, zakładając, że pracownik nie był ani razu chory).

Prowadząc rekrutację „ręcznie”, bez wsparcia systemu do rekrutacji, rekruter musi każdy mail do kandydata stworzyć osobno. Nawet jeśli korzysta z przygotowanych szablonów, to i tak personalizowanie wiadomości zajmuje mu minimum minutę. Przy zaledwie 15 kandydatach w tygodniu to 15 minut. W skali roku, coś co można w pełni zautomatyzować, kosztuje 384 zł. A to tylko jedna, maleńka funkcjonalność systemu ATS.

2.Brak negatywnego candidate experience

Virgin Media straciło na kiepskim Candidate Experience 5 mln USD  (6% odrzuconych i źle potraktowanych kandydatów zrezygnowało z subskrypcji usług Virgin Media. Koszt tych utraconych subskrypcji wyniósł rocznie ponad 5 mln USD).

Oczywiście sam system ATS nie sprawi, że każdy kandydat będzie miło wspominał rekrutację, ale to właśnie brak informacji zwrotnej po rozmowie kwalifikacyjnej, jest dla większości kandydatów najbardziej przykrym doświadczeniem z rekrutacji. Z badania portalu Praca.pl wynika, że 72% osób poszukujących pracy nie otrzymało informacji zwrotnej po przynajmniej połowie rozmów!

Dzięki możliwości wysyłania automatycznych powiadomień do kandydatów w momencie przenoszenia ich w systemie ATS do kolejnych etapów rekrutacji, nie tylko rekruter nie zapomni o żadnym kandydacie, ale również każdy z nich otrzyma informację zwrotną. Koszt pracy = 0 zł. Oszczędność? Idąc przykładem Virgin policz, ile stracisz, jeśli 6% z odrzuconych kandydatów nie kupi już nigdy w życiu produktu twojej firmy.

3. O 1/3 więcej CV

72% kandydatów, którzy mają złe doświadczenia w rekrutacji, podzieli się nimi w internecie lub z kolegami (badania CareerArc). 33% kandydatów zawsze sprawdza opinie o pracodawcy w internecie jeszcze przed wysłaniem CV. Złe opinie o rekrutacji mogą więc firmę kosztować 1/3 kandydatów mniej.

Policz jaką masz konwersję z ogłoszenia (ile CV przychodzi w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie w danym medium[ii]), podziel koszt ogłoszenia przez ilość otrzymanych CV i policz ile więcej CV mogłaby uzyskać twoja firma, gdyby miała pozytywny Candidate Experience. Na koniec wystarczy pomnożyć tę ilość przez średni koszt pozyskania CV i masz gotową kwotę oszczędności.

4. Historia kandydatów – kilkaset złotych oszczędności miesięcznie

Ten sam kandydat z uporem maniaka stale wysyła CV? Jeśli jesteś jedynym rekruterem w firmie, to będziesz go pamiętać, ale jeśli rekruterów jest kilku, dodatkowo rotują, to brak historii kandydata może kończyć się tym, że tę samą osobę zaprasza się 2-3 razy na spotkania i stale odrzuca z tych samych powodów. ATS nie tylko pozwala szybko sprawdzić opinie i oceny kandydata oraz to do jakiego etapu w jakim procesie doszedł, ale od razu pokaże, że ten kandydat już u nas był i pozwoli podjąć decyzję, czy chcesz go zapraszać ponownie. Tego nie zrobi twój excel.

Każdy ponownie zaproszony kandydat to minimum 2 – 3 godziny zmarnowanego czasu (analiza CV, telefony, spotkanie rekrutacyjne). Jeśli w spotkaniach uczestniczą dwie osoby z działu HR bądź manager, koszty rosną. W dużych firmach, takich kandydatów bumerangów może być nawet kilkudziesięciu rocznie. To setki złotych straty.

5. Oszczędność na ogłoszeniach rekrutacyjnych

Umieszczenie ogłoszenia rekrutacyjnego w serwisie ogłoszeniowym to koszt 300 – 500 zł. Nierzadko zdarza się jednak tak, że osoba o kompetencjach potrzebnych na dane stanowisko już wysłała do firmy swoje CV przy okazji innego naboru. Mając wdrożony system rekrutacyjny i opisane kompetencje kandydatów (np. tagami) można w kilka sekund przeszukać bazę kandydatów, a następnie napisać do każdego z nich maila (automatycznie za pomocą mailingu) z pytaniem czy byłby zainteresowany udziałem w prowadzonym procesie rekrutacji. W ten sposób można znaleźć odpowiadającego nam kandydata bez wydawania złotówki na ogłoszenia rekrutacyjne (nie mówiąc już o oszczędności czasu).

Oczywiście nie wszystkich kandydatów uda się pozyskać z już istniejącej bazy, ale jeśli uda ci się w ten sposób zapełnić nawet jedynie 2 wakaty, to firma właśnie oszczędziła przynajmniej 1000 zł.

*artykuł po raz pierwszy pojawił się na blogu tomHRM – systemu do zarządzania miękkim HR oferującego również system ATS do rekrutacji.

Wpis System ATS – 5 argumentów dla zarządu, by dokonać zakupu pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań zapewniających kompleksową obsługę pojedynczych lub całościowych procesów HR (zarówno tych miękkich, jak i twardych). Na przestrzeni ostatnich lat można zauważyć trend powstawania narzędzi do zarządzania rekrutacją online, czyli systemów śledzenia aplikacji (ang. Application Tracking System – ATS). Część firm posiada tego typu narzędzia funkcjonujące jako element większych systemów, oferowanych przez firmy takie jak Teta czy SAP.

Małe firmy mają możliwość skorzystania z oferty rozwiązań udostępnianych w modelu SaaS (ang. Software as a Service – oprogramowanie jako usługa), poprzez przeglądarkę internetową w stałej, cyklicznej opłacie. Dzierżawa oprogramowania to najbardziej korzystny model dla małych i średnich firm. Jest bardziej efektywny finansowo, a odpowiedzialność za utrzymanie, bezpieczeństwo i rozwój pozostaje po stronie dostawcy oprogramowania. Mimo wielu plusów firmy pozostają ostrożne w wykorzystywaniu tego typu rozwiązań, głównie z obawy przed koniecznością udostępniania danych firmie zewnętrznej.

Zmiana nastawienia pozostaje jednak tylko kwestią czasu – podobne obawy towarzyszyły jeszcze nie tak dawno konsumentom w związku z płatnościami online za pomocą kart kredytowych. Z jednej strony brak konieczności zapewniania ciągłości bezpieczeństwa danych (backupy, regulacje GIODO) – przeniesione na Dostawcę – zdejmuje z firmy czasochłonną i kosztowną pracę, jest więc zaletą. Z drugiej strony, powierzenie Dostawcy obowiązków przetwarzania danych osobowych naszych kandydatów rodzi barierę bardziej psychologiczną niż rzeczywisty problem.

Na rynku polskim dostępnych jest już kilka wartych uwagi narzędzi do rekrutacji online. Między innymi tomHRM.

System rekrutacyjny ATS tomHRM to narzędzie pozwalające na zautomatyzowanie obsługi zgłoszeń kandydatów. Integracja ze skrzynką email pozwala na automatyczne pobieranie zgłoszeń i tworzenie wpisu kandydata do odpowiedniego projektu rekrutacyjnego. A dzięki udostępnionej zewnętrznej stronie z ofertami pracy, kandydaci mogą w szybki i prosty sposób zapoznać się z ogłoszeniami i wysłać swoją kandydaturę, która automatycznie zostanie zarejestrowana w systemie. Rekruter ma możliwość dołączenia CV, gdzie aplikacja automatycznie odczyta dane i stworzy wpis kandydata. Rozwiązanie posiada wiele funkcji, które upraszczają codzienną pracę rekrutera.

Powinniśmy mieć świadomość, że każda racjonalna inwestycja w narzędzia HR zwróci się z nawiązką. Nowe rozwiązania ułatwiają oraz przyspieszają analizę i przetwarzanie dużej ilości danych (zgłoszeń), a tym samym podejmowanie trafnych decyzji. W każdej sytuacji miejmy jednak na uwadze fakt, iż są to tylko narzędzia wspomagające, a nie zastępujące pracę specjalistów HR. Największą rolę zawsze odgrywa tu człowiek.

HRtrendy.pl

Wpis System rekrutacyjny – na tropie nowych możliwości, czyli technologia w służbie rekrutacji pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.