Wg brytyjskiej skali określającej poziom stresu na jednym z najwyższych miejsc znajduje się wystąpienie publiczne. Te wysoką pozycję potwierdzają rozmowy z uczestnikami zajęć z zakresu prezentacji biznesowych i wystąpień publicznych.

Na pytanie co powoduję u nich taki stres padają różne odpowiedzi: nie będę wiedział co powiedzieć, stracę głos, na sali będą osoby, które złośliwie będą sabotowały moje działanie, moje tezy przedstawione w prezentacji nie spotkają się z życzliwym przyjęciem. Na szczęście na te i na inne problemy można znaleźć rozwiązanie.

Krok 1 Przygotowanie.

„Brak planu to zaplanowana porażka” Każdą prezentację powinno poprzedzać solidne do niej przygotowanie. Po pierwsze cel prezentacji: sprzedaż poinformowanie czy przekonanie co do czegoś…………… Ponadto przewidywanie audytorium, czy posiadają już wiedzę z omawianego zakresu, jakie jest ich nastawienie do mnie i prezentowanego tematu ?

Dobra prezentacja najpierw powstaje w głowie a potem przenosimy ja do komputera, a więc jak zamierzam zaprezentować informację. Mój pomysł na „sprzedanie” moich tez. Następnie przygotowanie konspektu prezentacji pozwoli mi on na precyzyjne przekazywanie zawartości zgodnie z reżimem czasowym. W konspekcie rozpisuje w trzech kolumnach czas trwania czynności, co ma się wydarzyć w danym przedziale czasowym oraz użyte techniki i ilość slajdów do zaprezentowania. Jeżeli w trackie prezentacji zgubię wątek to szybkie spojrzenie w konspekt pomoże mi się odnaleźć.

Przed poprowadzeniem prezentacji w miarę możliwości pojawiam się wcześniej, sprawdzam i rearanżuję salę. Jeżeli pojawię się w sali na ostatnią chwilę nie mam szans na jakiekolwiek działanie. Potwierdzam wygląd i wyposażenie Sali w kluczowe elementy np. ekran czy flipczart, sprawdzam ilość miejsc oraz rozkładam materiały. Gdy uczestnicy się pojawia wszystko będzie już na nich czekało starannie rozłożone. Takie działanie buduję zaufanie i jest odbierane jako okazywanie szacunku dla uczestników, dzięki czemu już przed prezentacja pozyskujemy do siebie jej uczestników.

Krok 2 Prezentacja

Samo techniczne przygotowanie prezentacji jest w moim odczuciu sprawą drugoplanową. Prezentacja tylko wspomaga proces przekazywania/sprzedawania pewnego konceptu. Nadaję mu strukturę, wywiera wpływ na naszą świadomość poprzez bodźce wizualne.

Tworząca prezentację warto zwrócić uwagę na następujące elementy:
Najpierw sam tytuł powinien w sposób zwięzły przekazywać odbiorcom główny jej cel, czasami prezenterzy stosują prowokujące tytuły aby już od początku zachęcać uczestników do polemiki. Ważną cechą prezentacji jest jej przejrzystość, ile razy wytężaliśmy wzrok patrząc na rzędy drobnych liter, wciśniętych na slajd i nie dających się w żaden sposób ogarnąć. Mniej znaczy więcej- na slajdzie stosujmy zasadę 6 x 6 czyli nie więcej niż po 6 wyrazów umieszczonych w 6 rzędach.
Pamiętajmy też, że mamy możliwość wzbogacenia naszej prezentacji o obrazy, i tu jest pokusa by jak najbardziej uatrakcyjnić nasz przekaz. Zwracajmy uwagę aby motywy graficzne nie przyćmiły naszego przekazu głównego.

Kolory dają nam ogromne możliwości uatrakcyjnienia naszego przekazu wizualnego, jednak tu również obowiązuje zasada oszczędności. Praktycy twierdzą, że myśląc o czcionce stosują zasadę trzech: 3 kolorów tekstu do trzech wielkości czcionki oraz tylko jeden rodzaj czcionki.
Wiele firm stosuje swoje firmowe layout i tu jest znacznie łatwiej pracować.

Krok 3 Wystąpienie

Na poziomie metalurgiczno–rekreacyjnym to truizm, ale nie wszyscy pamiętają, że co dotyczy człowieka dotyczy też organizacji, w których funkcjonuje. Powstawanie wartości w firmie zależy od jej najmniej efektywnego pracownika, czasem oznacza to pracownika zaniedbanego. Słabe ogniwo można zespawać, ale pracowników trzeba szkolić! W większości firm szkolenia są zarezerwowane dla managerów i specjalistów, bo oni generują największą wartość. Ale jak specjalista ma zbudować wartość, jeśli osoba pierwszego kontaktu spławi klienta, bo przyoszczędzono na jej szkoleniu?

Ostatnio spławiono mnie!

Zadzwoniłem do firmy informatycznej, która regularnie proponowała współpracę, szczyciła się profesjonalizmem i oferowała system wspierania zarządzania jakiego szukał nasz klient.
Poprosiłem o prostą informację dotyczącą firm z listy referencyjnej, na którą powoływali się w materiałach promocyjnych. Jakież było moje zdziwienie, kiedy usłyszałem: „Ja Panu nie pomogę, pomogłaby pani dyrektor, ale ona do środy robi coś dla prezesa”. Był czwartek.
Jestem dość przekorny, więc odpowiedziałem, że w tej sytuacji zadzwonię chyba do firmy konkurencyjnej, w której pani dyrektor nie robi NIC prezesowi.
Usłyszałem tylko „Dobrze” i trzask rzuconej słuchawki. Historia powinna się skończyć w tym momencie i spowodować dwie rzeczy: pierwsza - firma traci klienta o populacji większej niż którykolwiek z obecnych, druga – staje się potwierdzeniem tezy zaniedbanego pracownika pierwszej linii i jego nieuświadamianej wartości. Niestety trafiło na mnie, a ja wierzę w komunikację zwrotną.

Napisałem, więc maila do firmy z opisem sytuacji i prośbą o tę nieszczęsną Informację. Oddzwonił dyrektor sprzedaży, przeprosił, zapewnił o wyciągnięciu konsekwencji wobec właściwych osób i o tym, że skieruje do dalszych kontaktów swojego najlepszego przedstawiciela. Przedstawiciel zadzwonił, wysłuchał prośby o Informację i bardzo sprawnie przysłał….tabelkę do wypełnienia w celu przygotowania kosztorysu, o który wcale nie prosiłem. Wtedy właśnie skończyła się moja ciekawość badacza i szansa na współpracę.

Myślę, że o ile pierwsza osoba została prawdopodobnie pozostawiona samej sobie i na pociechę dostała telefon, o tyle handlowiec został z pewnością wielokrotnie przeszkolony ze wszystkich koniecznych technik. Nikt nie sprawdził jednak czy umie słuchać i myśleć.
Pracodawca rozlicza pracowników z ich osiągnięć. Bardzo rzadko ma on jednak szansę sprawdzić, jakie szanse zaprzepaścili. Inwestując w szkolenia pracowników nie wolno zapomnieć o sprawdzeniu czy wiedzę przyswoili, ale również czy ją stosują w codziennej pracy.

Dzięki temu zdarzeniu dotarły do mnie trzy konkluzje: nie tylko brak szkoleń jest zagrożeniem. Jest nią również niewiedza, czego pracownik się nauczył i jak to aplikuje. Po trzecie teraz jestem pewien, że są firmy skazane na sukces i te drugie…