Agenda spotkania z pracownikiem:

• Pozwala trzymać się konkretnych punktów spotkania i nie wdawać w niepotrzebne dyskusje, dygresje czy przeskakiwanie z tematu na temat
• Pozwala przygotować się do spotkania pracownikowi
• Redukuje stres przed spotkaniem (który często wynika z niewiedzy na temat tego, czego od pracownika chce przełożony)
• Po spotkaniu daje wytyczne do przygotowania i podzielenia się z notatkami
• Pozwala nie zapomnieć o ważnym temacie
• Zarchiwizowana, pomaga odnieść się do poruszanych tematów w przyszłości (łatwo można odnaleźć temat poprzednich rozmów lub to, czy dany wątek był już poruszany).

Elementy agendy:

Feedback po poprzednim spotkaniu (jeśli jest konieczny)

Dobrze na początku spotkania odnieść się do tego, co było omawiane poprzednio. Feedback może obejmować ocenę efektów decyzji podjętych przy poprzednim spotkaniu lub podsumowanie zmian, które pojawiły się od ostatniego spotkania

Aktualne tematy / problemy

Podzielone na pojedyncze, cząstkowe tematy – w ten sposób łatwiej nimi zarządzać i mniejsze jest ryzyko tego, że wpadniemy w dygresję. W agendzie koniecznie trzeba zaplanować czas na to, by również pracownik podzielił się swoimi uwagami i spostrzeżeniami. W klasycznych rozmowach podsumowujących / oceniających skupiamy się przede wszystkim na pracowniku i tym, co on ma do powiedzenia.

Dyskusja / analiza sytuacji

Co do zasady, spotkanie może przebiegać na dwa sposoby – sygnalizujemy wszystkie tematy, a następnie po kolei je analizujemy lub zabieramy się do tematów pojedynczo. Metoda pierwsza sprawdzi się wtedy, kiedy tematów jest mało (2-3), a druga przy większej ilości. Obszary, które nie zdążą zostać poruszone, można przenieść na kolejne spotkanie.

Analiza problemu powinna zawierać czas na robienie notatek. Można wprowadzać je bezpośrednio do systemu albo notować odręcznie i dopiero po zakończeniu spotkania wprowadzić w wersji elektronicznej.

Plan działań i podsumowanie

Notatki na temat spotkania uzupełniamy o konkrety dotyczące dalszych planów, wyboru metody rozwiązania problemu, wskazówek dla pracownika. Te notatki warto pracownikowi udostępnić. Będą również służyły do zbudowania bazy do kolejnego spotkania.

fot.:Designed by Freepik

*Artykuł po raz pierwszy opublikowano w marcu 2018 r. na blogu tomHRM.

tomHRM to system do zarządzania miękkimi procesami HR, zawierający Moduł Ocen Oceniających (1:1 Meeting), który umożliwia łatwe tworzenie agendy spotkania.

Wpis Jakie elementy powinna zawierać agenda spotkania z pracownikiem? pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

Czy masz pewność, że statystyki odsłon ogłoszenia dostarczone przez serwis pracy czy dom mediowy są rzeczywiste? Czy wiesz, ile osób wyświetliło szczegóły oferty? Ile osób po przeczytaniu ogłoszenia zdecydowało się wysłać CV, a ile zrezygnowało? Czy treść ogłoszenia trafiła mocniej do użytkowników wiodącego serwisu pracy czy może, choć więcej osób przeczytało ogłoszenie, to CV dostałeś mniej, niż z linków, które swoim znajomym wysłali twoi pracownicy?

Dokładne analizowanie danych to obecnie „must have” w rekrutacji. Jak to zrobić efektywnie? W sukurs przychodzi nam możliwość tworzenia linków śledzących (linków referencyjnych) do ogłoszeń rekrutacyyjnych i formularzy. Niektóre systemy do rekrutacji (np. system ATS tomHRM) pozwalają na automatyczne i łatwe dodawanie dowolnej ilości linków referencyjnych do projektu rekrutacyjnego. Nawet jednak, jeśli pracujesz bez systemu, nadal możesz śledzić efektywność publikacji ogłoszeń i odsłon – np. korzystając z narzędzia Google Analitics.

Co to jest link referencyjny?

Link referencyjny to taki link, który ma  w sobie zapisane dodatkowe informacje. Prowadzi do jakiegoś miejsca (np. oferty pracy) ale jednocześnie może wskazywać, skąd przyszedł użytkownik. System tomHRM może zliczać wszystkie wejścia na daną ofertę pracy poprzez link referencyjny, oraz zapisywać informacje o tym, czy po przeczytaniu ogłoszenia ktoś kliknął na przycisk Aplikuj oraz czy wysłał CV.

Jednocześnie, każde wysłane w ten sposób CV będzie miało automatycznie zapisane to miejsce publikacji, którym oznaczyłeś dany link. Czyli – mówiąc wprost – system pokaże skąd przyszedł dany kandydat.

Podobny efekt można osiągnąć również innymi narzędziami – np. tagowaniem linków za pomocą Google Tag Managera. W tomHRM jest to jednak (naszym zdaniem) znacznie prostsze i nie wymaga od HR dostępu do narzędzi Google.

Jak działają linki referencyjne przy publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych?

W systemie ATS tomHRM możesz stworzyć nieskończenie wiele nazw źródeł pozyskania kandydatów. Mogą to być konkretne portale pracy, twoja strona kariery, serwisy social media, a nawet tak szczegółowe miejsca jak np. konkretne osoby, które mogą polecać link (np. pracownicy lub rekruterzy) czy miejsca w ramach danego medium – np. 5 różnych grup tematycznych na Facebook.

Linki referencyjne do ogłoszenia. Prezentacja ilości osób, które wyświetliły szczegóły oferty, przeszły do formularza, wysłały CV /tomHRM.com

Po opublikowaniu ogłoszenia na stronie Kariery w systemie, możesz pobrać dowolną ilość linków referencyjnych. Każdy link możesz oznaczyć wybraną nazwą źródła (i dodatkowo zapisać sobie w notatniku miejsce gdzie go opublikowałeś, by móc go w miarę potrzeby łatwo usunąć).

Publikujesz link do ogłoszenia w różnych miejscach, a system wie, że dany kandydat przyszedł do Ciebie właśnie z tego miejsca.

Dzięki temu, że nie masz ograniczeń w ilości pobieranych linków, to ty decydujesz o tym, jak bardzo szczegółowych danych potrzebujesz. Możesz np. ten sam link umieścić w wielu grupach na FB i wtedy system pokaże ci zbiorczą ilość osób z grup które wysłały CV, a możesz na każdą grupę wrzucić inny link i wtedy wiesz, która grupa była najbardziej efektywna.

W dashboardzie każdego projektu widzisz skąd przychodzą kandydaci (wraz z udziałem procentowym na przejrzystym kolorowym wykresie). Masz podgląd na statystyki każdego Źródła kandydatów, a nawet możesz obserwować na wykresie to, w jakie dni przychodzą aplikacje. Masz też oczywiście podgląd do tego, które źródło było w danym dniu najbardziej aktywne.

Aktywność poszczególnych źródeł kandydatów w danym dniu /tomHRM.com

Po co mi to?

Po to, by można było zmierzyć takie KPI jak:

Efektywność kanałów rekrutacji

Czyli sprawdzasz, z którego miejsca było najwięcej odsłon ogłoszenia, przejść do formularza i wysłanych CV. Dzięki takiej obserwacji prowadząc kolejne informacje wiesz, gdzie warto umieścić ogłoszenia danego typu, a gdzie nie ma to sensu bo odzew jest słaby.

Jakość rekrutacji

Duża ilość CV nie zawsze oznacza sukces rekrutacyjny. Liczy się przecież ich jakość. W tomHRM wystawczy, że przefiltrujesz bazę kandydatów w danym projekcie przez dany etap (np. etap II spotkanie) by zobaczyć skąd przyszli kandydaci, którzy doszli do tego etapu.

Dzięki takim danym wiesz, że np. z serwisu A przychodzi najwięcej CV, ale to z serwisu B najwięcej kandydatów dochodzi do etapu II spotkania lub zostaje zatrudnionych. Gdzie zatem lepiej umieszczać CV? W serwisie B!

Atrakcyjność oferty pracy

Publikujesz ogłoszenie w serwisie rekrutacyjnym. W systemie widzisz, że ogłoszenie ma sporo wyświetleń, ale CV przyszło jak na lekarstwo. Co może być tego powodem ? Może treść ogłoszenia jest nieatrakcyjna, może tytuł mylący a może serwis rekrutacyjny wrzucił ogłoszenie do złej kategorii?

Taka pojedyncza informacja niewiele ci powie, ale jeśli pobrałeś kilka linków referencyjnych i zawsze masz taką samą sytuację, to może to znaczyć, że ogłoszenie jest po prostu słabe. Jeśli zaś masz taką sytuację tylko  w części serwisów, a w innych serwisach ogłoszenie ma odsłony i spływają CV, to może to oznaczać, że część serwisów została nieodpowiednio dobrana – ich użytkownicy nie są z jakiegoś powodu zainteresowani tą ofertą.

Kreacja oferty pracy a jej atrakcyjność

O tym, że warto różnicować komunikaty kierowane do poszczególnych grup wiekowych konsumentów, marketerzy wiedzą już od dawna. Rekruterzy rzadko jednak przygotowują kilka kreacji po to, by zainteresować różne grupy kandydatów. Tymczasem może okazać się (i bardzo często tak właśnie jest), że do jednej grupy użytkowników, którzy mogą być zainteresowani daną ofertą pracy trafi jedna kreacja (np. infografika) a inni będą bardziej wyczuleni na video. Jedni lubią standardową treść, inni nieco szaleństwa.

W systemie tomHRM możesz pobrać link również bezpośrednio do formularza, który podepniesz pod różne kreacje i dzięki temu wiesz, ile było odsłon i przesłanych CV. Dzięki tej funkcji możesz nawet robić testy A/B swoich ogłoszeń rekrutacyjnych!

Skuteczność networkingu rekrutera

Załóżmy, że masz trzech rekruterów (w firmie, czy współpracujesz z nimi na zasadzie freelance). Dla każdego z nich tworzysz osobny link referencyjny i zapisujesz w systemie jako źródło kandydatów Rekrutera Kasię, Rekrutera Agnieszkę i Rekrutera Zbyszka.

Każdy z nich stara się promować twoją ofertę pracy – wrzuca ogłoszenia na fora, wysyła do swojej bazy, dzieli się na grupach, wysyła kandydatom przy sourcingu. Ty, jednocześnie masz w systemie podgląd (i to w czasie rzeczywistym), ile osób weszło na ogłoszenie które promowała Kasia,  a ile na ogłoszenia promowane przez Zbyszka. Ile z tych osób przeszło do formularza rekrutacyjnego (czyli mocniej zainteresowało się ofertą) oraz ile tak naprawdę faktycznie wysłało CV!

Możesz dzięki temu porównać skuteczność swoich rekruterów do innych źródeł pozyskiwania kandydatów lub ich skuteczność networkingową między sobą.

Powyższe 5 wskaźników nie wyczerpuje wszystkich możliwości jakie daje ci funkcjonalność pobierania linków referencyjnych. Jest ich znacznie więcej! Zbieraj dane i bądź smart rekruterem!

*Artykuł po raz pierwszy został opublikowany na blogu tomHRM.com w czerwcu 2018 r. Autor Sabina Stodolak

Wpis Rekrutacja data – driven. Kilka porad pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

Na szczęście coraz częściej zdajemy sobie sprawę z tego, że zakończona rekrutacja czy podpisanie umowy przedwstępnej to dopiero połowa drogi do sukcesu. Dlaczego? Ponieważ proces rekrutacyjny w ostatnich latach został uzupełniony o jeszcze jeden element – wprowadzenie nowego pracownika w struktury organizacji.

Czy to oznacza, że wcześniej nikt tego nie robił? I tak i nie – wszystko zależało od firmy, jej wielkości, struktury i organizacji pracy. Czasami formalizacja nie była po prostu potrzebna. W innych przypadkach wdrożenie pracownika należało do obowiązków osób zajmujących się kadrami, a nie rekruterów.

Co się zmieniło? Przede wszystkim oczekiwania zarówno firm, jak i kandydatów, a co za tym idzie zmieniły się procesy prowadzone przez działy HR, które do tych zmian musiały się dostosować. Dlatego też onboarding zyskuje na popularności. Oczywiście jest on elementem employer brandingu, dlatego ważne jest, aby pomysł na wdrożenie był spójny z przyjętą strategią działania. Pamiętajmy, że ma on wpływ na nasz wizerunek jako pracodawcy, a to, ile włożymy wysiłku w przygotowanie i przeprowadzenie procesu, będzie miało bezpośredni wpływ na decyzję pracownika o pozostaniu w naszej organizacji.

Onboarding – czym jest i czy naprawdę jest konieczny?

Onboarding to proces adaptacji nowego pracownika w nowym, zawodowym środowisku. Jego celem jest wprowadzenie nowej osoby do firmy, zaznajomienie jej z zasadami i kulturą organizacji. To najlepszy sposób, by nowi pracownicy łatwo i szybko zintegrowali się z firmą i zespołem oraz efektywnie realizowali swoje zadania. To także jedyny sposób, aby spełnić oczekiwania naszych (czyli HR-owych) klientów – zarówno nowego pracownika wchodzącego do organizacji, jak i menedżera zlecającego rekrutację do swojego działu.

Dlaczego ma znaczenie dla pracodawcy? Nadrzędnym celem procesu rekrutacji jest zatrudnienie pracownika spełniającego oczekiwania pod względem wiedzy, doświadczenia i kompetencji, a także możliwie szybka jego samodzielność na danym stanowisku. Natomiast celem efektywnego onboardingu jest, by mógł on możliwie szybko realizować swoje zadania wydajnie i samodzielnie.

Dlaczego jest on ważny dla pracownika? Przede wszystkim dobrze przygotowany proces pozwoli mu ograniczyć lub wyeliminować obawy związane ze zmianą miejsca pracy, a także lepiej i szybciej wdrożyć się w nowe obowiązki. Wiąże się to z poczuciem bezpieczeństwa i komfortem pracy.

Jak dobrze przygotować proces onboardingu?

Profesjonalny onboarding, aby był skuteczny, nie musi być przesadnie sformalizowany czy rozbudowany. Mając odpowiednie narzędzia i zdając sobie sprawę ze wszystkich elementów mających istotny wpływ na jakość i skuteczność procesu adaptacji, jesteśmy w stanie sprawić, że nowi pracownicy zaadaptują się w nowym miejscu pracy naprawdę szybko. Najważniejsze, aby onboarding był efektywny i spełniał swoje zadanie. Oto najważniejsze kroki, które należy podjąć:

1. Zacznij od poznania i zdefiniowania obaw nowego pracownika zatrudnianego w organizacji – czego może się obawiać, co może stanowić dla niego trudność w pierwszych dniach pracy, co pomoże w szybszym poznaniu firmy i zadań, które przed nim stoją?
2. Stwórz sposoby ich wyeliminowania. To wcale nie takie trudne! Nowemu pracownikowi w Twojej organizacji może być ciężko odnaleźć się w nowym środowisku, np. nie wie, gdzie może zrobić sobie kawę, do kogo się zgłosić po kartę benefitową lub gdzie szukać wniosku urlopowego. Pomyśl, jak możesz to zmienić. Twoim stałym obowiązkiem powinno być oprowadzenie nowej osoby po firmie i przedstawienie pozostałym członkom zespołu, skupiając uwagę na dziale, w którym ma pracować, a przy okazji pokazanie pomieszczenia socjalnego i przeprowadzenie krótkiego szkolenia z obsługi ekspresu. To przecież tak niewiele, a te informacje na pewno pozwolą dużo milej i swobodniej zacząć następny dzień pracy!

Praktyczne informacje organizacyjne warto przekazać już na pierwszym spotkaniu, m.in. dostępność wniosków urlopowych. Można krótko wspomnieć, że np. wszystkie wnioski są w firmowym intranecie lub do pobrania w sekretariacie czy w dziale HR. Wątpliwości i obaw nowy pracownik ma naprawdę mnóstwo. Stwarzając dogodne warunki, przejrzysty program pozwalający te obawy wyeliminować lub znacząco ograniczyć, umożliwimy dużo szybszą adaptację w nowym miejscu.

Najważniejsze elementy  i narzędzia procesu adaptacji

Czy istnieje jeden idealny program onboardingowy, który sprawdzi się w każdej firmie? Nie. Zawsze powinien być on dopasowany do konkretnej organizacji i jej potrzeb. Są jednak elementy procesu adaptacji, o których warto pamiętać i narzędzia, które powodują, że proces będzie jeszcze bardziej efektywny. Proces adaptacji można podzielić na 4 główne obszary:

1. Procedury – wszystkie dokumenty ważne w naszej organizacji, czyli co nowy pracownik musi wiedzieć, jakich procedur przestrzegać, gdzie może je znaleźć itd.
2. Zadania – jasno określone zadania pracownika na danym stanowisku oraz narzędzia umożliwiające ich realizację.
3. Kultura i wartości – zasady jakimi kierujemy się w naszej firmie, jakie są nasze priorytety i co jest dla nas ważne.
4. Relacje – poznanie zespołu, z którym nowa osoba będzie współpracowała na co dzień, kto za co odpowiada, do kogo można się zwrócić z pytaniami.

Jakie narzędzia w ramach tych obszarów możemy wdrożyć, aby wzmocnić efektywność onboardingu? Tych narzędzi jest naprawdę sporo – wszystko zależy od tego, jakie mamy potrzeby i które z nich pomogą nam zrealizować nasze cele. Oto parę z nich:

• mail powitalny – ciekawym i prostym pomysłem jest przywitanie nowego pracownika jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Krótka informacja wysłana jeszcze na jego prywatną skrzynkę mailową, powinna zawierać garść praktycznych wskazówek: gdzie ma przyjść, o której godzinie, na kogo się powołać itd. Jeśli mamy zaplanowane szkolenia, warto taki harmonogram dołączyć. Dobrym pomysłem jest także dodanie sugestii, gdzie można zaparkować samochod lub w przypadku osób, którym rezerwujemy nocleg, podanie informacji dotyczących hotelu (godzin zameldowania, adresu, linku do strony hotelu). Jeśli poprosiliśmy pracownika o przygotowanie określonych dokumentów (np. przyniesienie świadectwa ukończenia uczelni wyższej czy świadectw pracy), w wiadomości warto o tym przypomnieć.
• miejsce i narzędzia pracy – warto wcześniej zadbać nie tylko o biurko czy narzędzia pracy takie jak telefon, komputer służbowy, samochód, odzież roboczą czy kartę wejścia do firmy, ale także o zapewnienie dostępu do wszystkich niezbędnych zasobów danych czy narzędzi komunikacji wewnętrznej – intranetu czy firmowego wewnętrznego komunikatora.
• dokumenty – podstawowe dokumenty formalne finalizujące proces zatrudnienia, tj. zakres obowiązków oraz inne dokumenty obowiązujące w firmie np. upoważnienie do przetwarzania danych osobowych czy informacja potwierdzająca zapoznanie się z firmowych dress codem.
• welcome box – to bardzo miły i sympatyczny gestna powitanie w nowym miejscu pracy. Może to być po prostu zestaw firmowych akcesoriów, np. notes, długopis, kubek czy pendrive. Można dorzucić także firmową koszulkę czy kubek termiczny. Jeśli pracujemy w firmie produkcyjnej, a nasza branża i asortyment nam na to pozwalają, warto pomyśleć, aby do zestawu dodać próbki wytwarzanych przez nas produktów. Firmy prześcigają się w coraz bardziej innowacyjnych pomysłach na welcome boxy, dodając do nich np. nagranie powitania przez pracowników danego działu czy powitalny torcik. Fajnym pomysłem jest dodanie do pakietu powitalnego firmowego magazynu, jeśli taki wydajemy czy też powitalnej fiszki z podpisem przełożonego lub zespołu danego działu – taki drobny element, ale niezwykle sympatyczny, na pewno zostanie doceniony przez nowego pracownika. Nie ma standardowej listy, co powinno się znaleźć w zestawie powitalnym – wszystko zależy od pomysłu i naszych możliwości!
• podręcznik lub aplikacja – jeśli w firmie funkcjonuje wiele procedur, formularzy i wniosków, warto się zastanowić nad stworzeniem podręcznika, w którym nowy pracownik nie tylko szybko i w jednym miejscu znajdzie wskazówki, gdzie są poszczególne dokumenty, ale otrzyma również wzory ich wypełniania. Dodatkowo, jeśli mamy możliwość stworzenia wersji online lub podręcznika w formie aplikacji, będzie to narzędzie, które może służyć nie tylko nowym pracownikom, ale całemu zespołowi w trakcie pracy (z niektórych dokumentów korzystamy rzadko i nawet po długim czasie od zatrudnienia ciężko nam sobie przypomnieć, gdzie można je znaleźć). Podręcznik powinien zawierać wszystkie niezbędne nowemu pracownikowi informacje – gdzie pobierać niezbędne wnioski pracownicze, jaki w firmie obowiązuje dress code oraz niezbędne dane kontaktowe pracowników.
• szkolenia – zazwyczaj szkolenia wewnętrzne prowadzone są przez pracowników firmy, którzy także mają swój harmonogram pracy, zadania i cele. Planując spotkania, warto potwierdzić je w kalendarzu osób szkolących oraz stworzyć agendę szkoleń, którą możemy przesłać nowemu pracownikowi jeszcze przed zatrudnieniem lub wręczyć ją pierwszego dnia na tzw. spotkaniu organizacyjnym czy wprowadzającym. Jakie szkolenia na pewno warto uwzględnić? Pamiętajmy o szkoleniach z zakresu BHP. Pamiętajmy również o miejscu na przedstawienie nowemu pracownikowi misji firmy, jej struktury i historii oraz wartości i zasad, którymi się kierujemy. Pozostałe elementy zależą od potrzeb naszej firmy – w jakim zakresie widzimy konieczność przeszkolenia nowego pracownika, np. z zasad księgowania, oprogramowania, z jakiego korzystamy w firmie, obowiązujących standardów w zakresie produkcji czy jakości. Wartościowe informacje to także te dotyczące środowiska pracy i codziennych zasad, np. dress code’u, przerw obiadowych czy lokalizacji pomieszczeń socjalnych. Czasami nowi pracownicy krępują się zadać podstawowe pytania, np. Czy mogę częstować się kawą? Czy w firmie obowiązuje system ocen? Czy jest określona liczba przerw dla osób palących? Warto odpowiedzi na sprawy dotyczące codziennych zasad w pracy przekazać nowemu pracownikowi już na spotkaniu organizacyjnym, a dodatkowo zapewnić, że z każdym pytaniem może się zgłosić do swojego opiekuna lub do Ciebie.
• przedstawienie przełożonego i wyznaczenie „opiekuna” – każdy nowy pracownik chce poznać osobę, która jest szefem całego działu czy departamentu (jeśli nie miał okazji poznać jej wcześniej). Nawet jeśli nie będzie to możliwe w pierwszych dniach pracy, zaplanuj ją w innym terminie. Warto także ustalić z menedżerem działu, kto w danym zespole będzie opiekunem nowego pracownika i osobą odpowiedzialną za onboarding w teamie. Będzie to osoba, u której nowy pracownik będzie szukał pomocy, zadawał pytania i oczekiwał wsparcia. Dobrze więc, aby posiadała nie tylko ogromną wiedzę i doświadczenie, ale również była chętna do współpracy i dzielenia się wiedzą.

O czym musimy pamiętać?

 Jako HR-owcy musimy pamiętać, że mimo naszego ogromnego starania się, by było inaczej, pierwszy dzień pracy w nowym miejscu zazwyczaj wiąże się ze stresem i poczuciem niepewności. Ważne, aby te odczucia minimalizować i zadbać o możliwie przyjazne i efektywne wdrożenie nowego pracownika. Musimy pamiętać, że brak adaptacji w firmie lub jego nieodpowiednie przeprowadzenie potęguje zagubienie i spadek motywacji do pracy. Kiedy nowy pracownik nie wie, skąd czerpać informacje, nikogo nie zna, nie wie, gdzie szukać danych, czuje się samotny i zagubiony. To z kolei może przełożyć się na rozczarowanie w związku ze zmianą pracy i niechęć do pozostania w organizacji. Co więcej, bez efektywnego procesu wdrożenia, czas osiągnięcia przez niego samodzielności i efektywności znacznie się wydłuży.

Podsumowując, aby tego uniknąć, należy przestrzegać kilku zasad:

o   zadbaj o formalności – przygotuj niezbędne dokumenty, miejsce pracy i narzędzia – niech pracownikowi niczego nie brakuje,

o   zorganizuj szkolenia – zaplanuj i potwierdź wszystko wcześniej,

o   wyślij kandydatowi powitalną wiadomość – poinformuj go o miejscu i godzinie, na którą ma się stawić pierwszego dnia pracy, przypomnij, jakie dokumenty musi ze sobą zabrać, podpowiedz, gdzie może zaparkować samochód, dołącz agendę szkoleń i poinformuj, na kogo ma się powołać,

o   zadbaj o przywitanie  i atmosferę – przygotuj welcome box i przywitaj pracownika w jego pierwszym dniu pracy; pamiętaj, że jesteś jego „znajomą twarzą” (choćby z procesu rekrutacji), więc czuje się przy tobie swobodniej i pewniej

o   oprowadź po biurze i zapoznaj z pracownikami – pokaż pomieszczenia socjalne, wytłumacz, jak obsłużyć ekspres, zapoznaj z pracownikami, pokaż miejsce pracy

o   przekaż w ręce opiekuna lub szefa działu, który przejmuje opiekę oraz nadzór nad nowym pracownikiem – jeśli to możliwe, przedstaw pracownika szefowi działu i przedstaw opiekuna, który pomoże nowej osobie na stanowisku pracy.

Zróbmy zatem wszystko, aby nowemu członkowi naszego zespołu pomóc i umilić jego pierwsze dni w pracy. Dajmy mu odczuć, że jest mile widziany, a my cieszymy się, że do nas dołączył.

Autor:

Alicja Jurga, HR Specialist, Politan

W branży HR od 6 lat. W firmie odpowiada za działania z obszaru miękkiego HR. Specjalizuje się w rekrutacjach i employer brandingu. Ma doświadczenie w prowadzeniu procesów rekrutacyjnych, szkoleń i działań rozwojowych, budowaniu strategii komunikacji i organizacji eventów

Wpis Onboarding, czyli nowy pracownik w organizacji pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

1. Baza pracowników

Możliwość natychmiastowego znalezienia osoby odpowiedzialnej za konkretne działania oraz jasność struktury w firmie to podstawa komunikacji wewnętrznej. Pracownicy powinni mieć zatem dostęp do bazy pracowników. Najlepiej takiej, która pozwala na znalezienie maila, numeru telefonu, zawiera zdjęcie, by pracownika można było rozpoznać oraz krótki opis zadań i przynależność działową.

Bazę pracowników warto uzupełnić o kilka nieformalnych informacji (np. co pracownik lubi, jak spędza wolny czas. Przygotowanie takiej notki „o sobie” można zlecić w ramach onboardingu). Dzięki temu intranet dla pracowników może stać się pierwszym źródłem informacji o zespole, nowych osobach w firmie, a nawet miejscem, poprzez które pracownicy się poznają.

2. Niezbędne dokumenty dla pracowników

Regulamin pracy, warunki wynagradzania, wzór wniosków urlopowych (choć lepiej założyć elektroniczny obieg wniosków urlopowych). Do tego wzory dokumentów firmowych, umów, dokumentacji.

Dostęp do dokumentów oczywiście powinny być dopasowany do struktury / działu. Jeśli archiwum znajduje się w innym repozytorium warto, by w intranecie można było znaleźć odnośniki bądź instrukcję jak się do tych dokumentów dostać.

3. Forum wiedzy / wikipedia pracownicza

Forma czy też struktura bazy wiedzy zależy od profilu firmy. Dobrze zadbać o to, by pracownicy mieli miejsce, w którym dzielą się wiedzą, użytecznymi linkami, e-bookami, prezentacjami itd.

Bardzo często taką formę pełni zamknięta grupa na Facebook (w małych organizacjach dostępne dla całej firmy, w większych dla działów) bądź kanały na Slacku. W większych organizacjach stosuje się rozwiązania oparte o mechanizmy znane z sieci społecznościowych  (tzw. sieć ESN – enterprise social network).

Wiedza musi być zawsze prezentowana w sposób zorganizowany i poukładany. Łatwy do przeszukania.

4. Podsumowania firmowe / Aktualności

W zależności od wielkości firmy mogą być robione co tydzień (w mniejszych organizacjach) bądź co miesiąc (w większych). Powinny zawierać krótkie opisy tego, co się w firmie wydarzyło. Pisane luźnym, niekoniecznie korporacyjnym językiem i dotyczące tego, co dla firmy i jej pracowników jest ważne.

Aby takie podsumowania były czytane, powinny dotyczyć pracowników („a może napisali coś o mnie”) i powinny być dla nich ważne (mieć związek z ich pracą, zadaniami, atmosferą w firmie).

Celem podsumowań jest:

• Dystrybucja wiedzy na temat tego, co się dzieje w firmie („Nadal szukamy nowego programisty. Jeśli macie kogoś do polecenia, to podeślijcie nasze ogłoszenie, które znajdziecie tu”).
• Chwalenie i docenianie pracowników („Krzysiek z działu marketingu ukończył górski zimowy Runmaggedon! Szacun!”, „Rozwijamy się! Dział sprzedaży pozyskał nam 5 nowych klientów”).
• Wspomaganie procesów onboardingu („Mamy nowego administratora Sebastiana. Każdy kto jeszcze się nie przywitał, może wysłać mu maila na ten adres. Więcej informacji o Sebastianie znajdziecie w naszej zakładce dotyczącej zespołu”)
• Na bieżąco przypominanie o ważnych kwestiach dotyczących pracowników („Przypominamy, że trwa okres ustalania planu urlopów. Jeśli jeszcze nie zaplanowałeś wakacji, warto przegadać pomysł z rodziną / partnerem lub kotem i wypełnić wniosek urlopowy – do pobrania tu”. Inaczej będziecie spędzać urlop w listopadzie…”).
• Budowanie wewnętrznego employer brandingu („O naszym produkcie pisze na swoim blogu Kasia Celebrytka. Zachęcamy do polubienia”)

Zdobywanie treści do podsumowań bywa procesem dość trudnym (zwłaszcza w większych organizacjach), bo zajęci pracownicy nie mają czasu na to, by informować HR o nowościach w ich działach. Z czasem jednak, jeśli podsumowania będą czytane i lubiane, pracownicy sami zaczynają zgłaszać swoje pomysły. Za ich dostarczanie można też pracowników nagradzać.

To, jaki styl  i formę przyjmą podsumowania, zależy już od specyfiki firmy. Warto jednak prowadzić taką komunikację z pracownikami.

Oczywiście, powyższe 4 typy treści w Intranecie pracowniczym odnoszą się jedynie do elementów informacyjnych (a Intranet może być przecież również miejscem publikacji ankiet, platformą e-learningową czy bankiem pomysłów).

fot.:Designed by Freepik

*Artykuł po raz pierwszy ukazał się w styczniu 2018 na blogu tomHRM.com. Autor: Sabina Stodolak.
tomHRM, to system do zarządzania miękkimi procesami HR, oferujący rozbudowany intranet dla pracowników.

Wpis O czym pisać w Intranecie? pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

Jak wynika z raportu Barometr Zawodów 2018, tylko w dwóch województwach w Polsce (Mazowsze i Łódzkie) mamy równowagę popytu i podaży księgowych. Pozostałe 14 województw cierpi na niedobór samodzielnych księgowych.

Problem – jak podkreślają eksperci Most Wanted – leży nie tylko w liczbie kandydatów, ale wynika także z ich niedopasowania do oczekiwań pracodawców i aplikowania na niewłaściwe oferty.

- Po kilku latach stagnacji obecnie księgowi są jednymi z najbardziej poszukiwanych specjalistów na rynku pracy. Motorem napędzającym zmiany są firmy z branży BPO/SSC, które wydrenowały rynek z finansistów znających języki obce. Pomimo dużego zapotrzebowania na samodzielnych księgowych, znalezienie dobrej pracy nie jest jednak tak proste jak mogłoby się wydawać. Dla wielu pracodawców jest to strategiczne stanowisko, dlatego bardzo starannie dobierają pracowników. Aby zwiększyć swoje szanse na znalezienie wymarzonej pracy, dobrze jest znać klucz doboru, wówczas będziemy aplikować na właściwe oferty – mówi Olga Woźniak, Konsultant ds. Rekrutacji Stałych w Most Wanted.

Księgowa księgowej nie równa

Sama nazwa stanowiska nie powinna decydować o tym, czy powinniśmy na nie aplikować. Dla rekruterów najważniejsza jest zgodność dotychczasowego zakresu obowiązków kandydata z tym, czego oczekuje pracodawca. Wymagania będą różniły się w zależności od specyfiki danej firmy, jej  kultury organizacyjnej, jak i branży, w której działa. Poszukując pracy w dziale księgowym, należy w pierwszej kolejności sprawdzić formę prawną danej firmy oraz to, w jakim standardzie (międzynarodowym czy krajowym) prowadzona jest w niej księgowość. W tym kierunku będzie trzeba sprofilować swoje doświadczenia i podkreślić atuty np. znajomość IFRS czy US GAAP, gdy chcemy pracować w organizacji międzynarodowej. W mniejszych firmach – głównie z polskim kapitałem – ceniona będzie natomiast praktyczna znajomość polskich standardów rachunkowości.

Zmieniając branżę należy pamiętać, że specjaliście łatwiej jest przejść z produkcji do usług niż w drugą stronę. Wynika to ze specyfiki przemysłu, gdzie niezbędne są wąskie umiejętności, związane m.in. z tematyką rozliczeń stanów magazynowych, linii produkcyjnych czy akcyzy.

Postaw na konkret, czyli czym się wyróżnić?

Księgowi rzadko zwracają uwagę na formę CV. Tymczasem im bardziej jest ona konkretna, tym lepiej. Od księgowych poza skrupulatnością i terminowością oczekuje się zdolności analitycznych, krytycznego myślenia i umiejętności formułowania wniosków w postaci spójnych raportów, wyników czy analiz finansowych. CV powinno być właśnie sprawozdaniem z dotychczasowych osiągnięć w pracy, a jego forma może być dla rekruterów kluczowa w pierwszym etapie selekcji kandydatów.

W treści CV warto wyróżnić takie elementy jak udział w procesie optymalizacji kosztów, podając przykłady  konkretnych projektów i analiz, które się przygotowywało. Cenione jest także doświadczenie przy wdrożeniach systemów IT klasy ERP takich jak SAP czy Oracle, ponieważ uwiarygadnia zarówno eksperckość danego kandydata, jak również jego kompetencje komunikacyjne – niezbędne do zarządzania zespołem i płynnej współpracy z innymi działami. Współcześni księgowi powinni cechować się elastycznością i dobrze odnajdywać się nie tylko w tabelach z liczbami, ale także w pracy projektowej oraz w środowisku międzynarodowym.

- Osoby prowadzące rekrutację czytają między wierszami i wyciągają wnioski o predyspozycjach nie z listy cech, które wskażemy w aplikacji, lecz z dotychczasowego zakresu obowiązków, które pełniliśmy. Punktem obowiązkowym w CV samodzielnego księgowego są także informacje o udziale w szkoleniach ze zmieniających się przepisów i szkoleniach technicznych (Excel, specjalistyczne programy księgowe) oraz certyfikaty (np. CIMA, ACCA, doradcy podatkowego) potwierdzające nasze umiejętności – podkreśla Olga Woźniak z Most Wanted.

O co pytają księgowych rekruterzy?

Rekruterzy przede wszystkim analizują dotychczasowe doświadczenia zawodowe, sprawdzają poziom i aktualność wiedzy księgowej. Pytają kandydata o ostatnie zmiany w prawie, skąd czerpie wiedzę oraz o to w jakich szkoleniach uczestniczył. Należy się spodziewać także pytań o dalszy rozwój zawodowy, planowany kierunek specjalizacji czy o obszar, w którym czuje się najmocniej, co pozwala porównać umiejętności kandydata do specyfiki firmy. Krótka rozmowa w języku obcym, test językowy lub prośba o zrobienie kilku zadań w Excelu również nie należą do rzadkości.

źrodło: informacja prasowa

Wpis Księgowe poszukiwane! pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

1. Brak konkretów w ofercie pracy

Godziwe wynagrodzenie, możliwość rozwoju, dynamiczny zespół, benefity – tego typu frazy nie mówią nic. Co najwyżej podkreślają, że pracodawca nie bardzo wie, co zaoferować pracownikom.

Zamiast tego lepiej podać: widełki wynagrodzenia, informacje o tym ile szkoleń odbywa rocznie przeciętny pracownik bądź ilu stopniowa jest ścieżka rozwoju, ile osób jest w zespole, na jakie konkretnie benefity może liczyć pracownik (w końcu z jednego z badań Monster Polska wynika, że w 29% polskich firm, najpopularniejszy benefit to kawa i herbata, więc jeśli masz cokolwiek lepszego, to już wygrałeś!).

2. Niejasny zakres zadań przy rekrutacji specjalistów / managerów

Przy rekrutacji osób z doświadczeniem zawodowym niezwykle ważnym elementem ogłoszenia rekrutacyjnego jest zakres zadań w pracy. Specjaliści i managerowie  chcą wiedzieć co konkretnie będą robić i w jakim zakresie.

Z uwagi na to, że w Polsce nie na standardów stanowisk i na dwóch stanowiskach o tej samej nazwie w dwóch różnych firmach można robić zgoła odmienne rzeczy, to zakres zadań, a nie nazwa stanowiska staje się głównym drogowskazem dla kandydata. Nie bój się nazwać rzeczy po imieniu i dokładnie wyjaśnić , co pracownik będzie robił.

3. Nieodpowiednie proporcje w zakresie wymagań bądź zakresu zadań

Częstym błędem jest położenie głównego nacisku jedynie 1-2 aspekty pracy.  CV, które dostaniemy w odpowiedzi na taką ofertę pracy będą niedopasowane do wymagań stanowiska.

Jeśli ¾ ogłoszenia na stanowisko account managera poświęcisz na opis zadań związany z obsługą klienta, a potem dodasz jedną linijkę o tym, że kandydat powinien mieć umiejętności sprzedażowe, to nie dziw się, że 80% z nich będzie zaskoczonych, że mają cokolwiek sprzedawać.

4. Brak podkreślenia niezbędnych wymagań

Jeśli na danym stanowisku jakaś kompetencja jest niezwykle potrzebna, nie wolno umieszczać jej w połowie czy pod koniec listy wymagań. Na te antypody ogłoszeń dociera połowa kandydatów. Niezbędną umiejętność należy umieścić na początku i dodatkowo podkreślić, wyjaśniając dlaczego jest absolutnie konieczna. Dzięki temu są szanse na uniknięcie aplikacji od osób, które działają na zasadzie „a może się uda” bądź „i tak wyślę, bo spełniam połowę wymagań”.

Jeśli w ramach pracy obsługa klienta bywa prowadzona w języku angielskim i jest on w związku z tym niezbędny, napisz  wprost: Warunek konieczny – język angielski na poziomie min. B2. 40% rozmów handlowych prowadzonych jest w języku angielskim.

5. Zbyt mało specjalistyczny język

Jeśli szukasz wysokiej klasy specjalisty mów w jego języku. To nieważne, że nikt inny czytając ogłoszenie nic z niego nie zrozumie. Takiej osoby przecież nie szukasz. Hermetyczny język daje kandydatowi dwie informacje: faktycznie szukacie specjalisty i firma wie, czego chce.

6. Niedopowiedzenia

Czyli ukrywanie faktycznego obrazu stanowiska pracy pod płaszczykiem innego. Kilka lat temu standardem było poszukiwanie specjalisty ds. marketingu, którego zadania opierały się na „kontakcie telefonicznym z klientem”.

Pamiętaj, że brak transparentności wzbudza czujność. Enigmatyczne sformułowania typu „forma współpracy do ustalenia” lub „pełen wyzwań zakres obowiązków” raczej zniechęcają.

7. Język niedopasowany do grupy docelowej

Jeśli szukasz młodego junior media specjalisty, to pizza w piątek i świeże owoce w poniedziałek są dobrym pomysłem by pokazać, że firma jest pełna młodych ludzi i stawia na integrację. Te same informacje zniechęcą jednak seniora developera, który od miejsca pracy oczekuje ciekawych wyzwań i środowiska pracy, które działa efektywnie. Darmowa pizza, na którą zresztą go stać, nie jest zachętą (a nawet może stworzyć wyobrażenie firmy zbyt mało rozwiniętej, nie posiadającej specjalistów, skoro pracują za pizzę tudzież czapkę śliwek).

Język oddziałuje na kandydatów i będzie mocno budował wizję kultury organizacyjnej firmy. Musi ją odzwierciedlać. Jeśli napiszesz, że firma jest elastyczna, a potem się okaże, że urlop trzeba planować 6 miesięcy wcześniej, szefa założył monitoring komputerów, a o dniu pracy zdalnej nie może być mowy, to jedyne co osiągniesz, to wysoka rotacja.

8. Zbyt długi wstęp

Jesteśmy liderem na rynku tego i owego. Z sukcesami od wielu lat zdobywamy rynek inwestując w nowe rozwiązania i personel. W związku z dynamicznym rozw (…) mniej więcej w tym momencie kandydat przechodzi do szybkiego skanowania tego co firma oferuje, a jeśli będzie to w miarę interesujące, to może przejdzie do części o obowiązkach i wymaganiach.

Długi, sztampowy wstęp do ogłoszenia jest dla kandydatów tak samo nużący i deprymujący jak szablonowy List Motywacyjny dla rekrutera. I tak samo jak dla rekrutera ściągnięty z internetu wzór Listu Motywacyjnego jest wyrazem braku zaangażowania kandydata, tak dla osoby szukające pracy nudny, typowy wstęp do ogłoszenia oznacza firmę, której wcale na pracownikach aż tak nie zależy.

9. Dyskryminacja w ogłoszeniu o pracę

Pamiętaj, że nie wolno w ogłoszeniu dyskryminować ze względu na wiek lub płeć. Możesz szukać juniora, ale nie młodej osoby.

10. Brak informacji o klauzuli przetwarzania danych

Zawsze warto o tym kandydatowi przypomnieć. Od momentu wejścia w życie RODO, będzie to już całkowicie konieczne. Zwłaszcza, jeśli nie masz żadnego systemu do rekrutacji (jeśli korzystasz z formularzy rekrutacyjnych w ATS, system sam przypomni kandydatowi o tym by wypełnił pole zgody).

fot.:freepic.com

*Artykuł po raz pierwszy ukazał się w marcu 2018 na blogu tomHRM.com.

tomHRM, to system do zarządzania miękkimi procesami HR, w tym system do rekrutacji ATS.

Wpis 10 błędów w ogłoszeniach o pracę pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

1. Brak agendy spotkania

Plan spotkania oraz określenie jego kluczowych punktów to najważniejsza część przygotowania się do spotkania. Pozwala usystematyzować tematy, skupić się na najważniejszych i nie dopuszcza (już w trakcie rozmowy) do nadmiernego schodzenia w dygresje.  Agenda pokazuje też cel spotkania. Jeśli nie masz czego umieścić w agendzie, nie spotykaj się, bo i ty i twój pracownik, zmarnujecie czas.

Brak agendy tworzy chaos komunikacyjny i sprawia że manager zapomina o połowie tematów, które chciał poruszyć.

Agenda powinna być udostępniona pracownikowi przed spotkaniem, by on również wiedział o czym będzie rozmowa i mógł się przygotować. Udostępnienie agendy spotkania 1:1 pracownikowi redukuje lęk przed spotkaniem, pozwala mu zapanować nad emocjami, przemyśleć tematy. Sprawia, że spotkanie przebiega sprawniej, szybciej i w przyjemniejszej atmosferze.

2. Jednostronna komunikacja

Brak możliwości dodania przez pracownika swoich punktów do agendy spotkania oraz brak udostępnienia wniosków ze spotkania  pracownikowi tworzy sytuację jednostronnej komunikacji. W takim potkaniu, manager po prostu „odpytuje” pracownika z postępów i nie dopuszcza do sytuacji dialogu.

Pracownikowi, w takiej sytuacji, trudno jest poruszyć ważne dla siebie tematy, jeśli nie zmieściły się w agendzie przełożonego. A jeśli już mu się to uda, może to stworzyć niekomfortową sytuację dla managera, który nie bez przygotowania i tak nie będzie potrafił pracownikowi pomóc.

3. Skupianie się jedynie na błędach / minusach / negatywnych aspektach zachowania pracownika

Celem spotkania 1:1 jest poprawa efektywności pracowników. Można to osiągnąć na wiele sposobów, ale zdecydowanym błędem jest skupianie rozmowy jedynie na minusach, błędach i trudnościach. Oczywiście, to ważne elementy spotkania. Dzięki diagnozie trudności, można znaleźć ich rozwiązania.  Podstawą jest jednak rozmowa o całości tego, co dzieje się w życiu zawodowym pracownika.

4. Brak zapewnienia pracownikowi poczucia bezpieczeństwa

Aby spotkania 1:1 procentowały, pracownicy muszą móc mówić otwarcie i szczerze o swoich problemach. Nie da się tego osiągnąć, jeśli pracownik będzie czuł się przesłuchiwany, oceniany bądź w inny sposób zagrożony. Pamiętaj, że podczas takiego spotkania łatwo wyprowadzić go, ze strefy komfortu. A to do managera należy zadbanie o poczucie bezpieczeństwa pracownika.

5. Brak notatek w trakcie i po spotkaniu

W czasie spotkania manager (oraz pracownik) powinni mieć możliwość tworzenia notatek. Ich brak sprawia, że niektóre tematy mogą zostać pominięte, a stworzone rozwiązania zapomniane.

Po spotkaniu notatki warto przekuć we wnioski, a te włączyć w zadania bądź cele. Dzięki temu, wnioski ze spotkania 1:1 mają szansę włączyć się w proces pracy i realnie wesprzeć efektywność pracownika.

Dobrą praktyką jest podzielenie się wnioskami ze spotkania obu uczestniczących w nim osób.

W teorii wydaje się, że wszystkie powyższe błędy są łatwe do uniknięcia i w zasadzie oczywiste. Jednak popełnia je bardzo wielu managerów. Przed przynajmniej częścią z nich może ustrzec cię odpowiednie narzędzie, które pozwoli stworzyć agendę spotkania i notatki.

* Post, po raz pierwszy został opublikowany na blogu tomHRM.com, systemu do miękkiego HR, który oferuje również moduł do  zarządzania spotkaniami 1:1 manager – pracownik.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak działa moduł 1:1 tomHRM, zapytaj nas o demo.

Wpis Spotkanie managera z pracownikiem – 5 wpadek pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

Programy referencyjne, czyli korzystanie z poleceń pracowników do pracy przyniosły do Polski zagraniczne korporacje. Przez długie lata, w Polsce doświadczaliśmy trudności z ich wdrożeniem, bo po okresie PRL, polecanie kojarzyło się przede wszystkim z „załatwianiem” pracy i nepotyzmem. Dziś, z programów referencyjnych korzysta coraz więcej firm (w 2010 roku, wg Raportu Płacowego Sedlaka, było to 13% firm).

Płacić czy nie płacić za polecenie?

Większość firm prowadzących programy referencyjne (69%) wynagradza za polecenia. Teoretycznie wydaje się to właściwym posunięciem. Jeśli chcemy by pracownik zrobił coś dodatkowego, najłatwiej to uzyskać, wynagradzając go za dodatkową pracę.

Oczywiście można budować kulturę zaangażowania, w której pracownicy będą sami z siebie chcieli zrobić coś dla firmy. W praktyce jednak budowanie takiej społeczności jest trudne, czasochłonne i nie zawsze będzie efektywne (mimo wszystko, nawet zaangażowany pracownik lubi czuć się doceniony za swoje starania).

Z płaceniem za polecenia wiąże się jednak ryzyko, o którym świetnie piszę Joel Spolsky w poście „Finding Great Developers” opisując historię ArsDigita – spółki, która na swoim parkingu postawiła Ferrari, które miało być nagrodą dla tego, kto przyprowadzi 10 znajomych do firmy (którzy przejdą proces rekrutacji). Efekt? Pracownicy zamiast pracować, szukali znajomych do pracy i coachowali ich by ułatwić im przejście selekcji. A kiedy okazało się, że żadnemu z pracowników nie udało się nawet zbliżyć do wymaganych 10 poleceń, motywacja pracowników spadła. W końcu okazało się, że Ferrari było tylko wynajęte na potrzeby zrobienia szumu medialnego. Motywacja sięgnęła bruku i firma padła.

Czy zatem płacić? W Polsce, wg badań MonsterPolska, za polecenia płaci zaledwie 3,6% firm. Nie aż tak wiele, ale trend jest rosnący. A skoro robią to inni, ciężko będzie zbudować program referencyjny bez żadnej formy wynagradzania. Na kwestie finansowe warto jednak uważać.

Ile płacić za polecenie pracownika?

Średnio „wypłata” za polecenie w USA wynosi między 1000 – 5000$. Oczywiście kwota za polecenie musi być dopasowana do lokalnych warunków. Ustalając kwotę wynagrodzenia dla pracowników warto pamiętać o tym aby:

Kwota nie była na tyle wysoka, by dla pracownika stała się sposobem na „dorabianie” do pensji (wtedy ryzykujemy tym, że pracownika zamiast wykonywać swoje zadania, stanie się sourcerem),
Tak zaprojektować cały system rekrutacji, by pracownicy nie mogli przygotowywać kandydatów do pracy (mamy wtedy sytuację, w której pracownik zrobi wszystko byle „przepchnąć” swojego kolegę i zarobić).
Kwota (lub wartość nagrody) nie była na tyle niska, by powodować demotywację do udziału w procesie (lepiej już nie płacić nic, niż dawać pracownikowi za polecenie kolegi pendrive lub firmowa koszulkę),

Co zamiast pieniędzy można dać pracownikowi za polecenie pracownika?

Nie wszyscy nagradzają finansowo. Z analizy ZAO wynika, że 80% firm, w programach referencyjnych stosuje też (obok lub zamiast nagród finansowych) pozafinansowe motywatory. Inne przykłady nagród w programach referencyjnych to np.:

• Publiczne uznanie (oficjalna informacja kto ma najwięcej „poleceń” na koncie, np. za pomocą intranetu. Taki pracownik jest wtedy postrzegany jako „popularny” oraz „ten, który zna innych”),
• Dodatkowy, płatny urlop, (oferuje go wg recruiter.com 15% pracodawców),
• Produkty firmy bądź zniżki na firmowe produkty,
• Gadżety (np. tablet za polecenie 5 pracowników),
• Przeznaczenie przez firmę sumy pieniędzy na wybrany przez pracownika cel charytatywny,
• Nagroda dla całego zespołu (np. wspólne wyjście lub zamówienie obiadu dla wszystkich),
• Nietypowe pomyły na nagrody za polecanie pracownika (przykłady):

Część firm wprowadza nieco bardziej nietypowe nagrody (oferowane również jako wybór w systemie kafeteryjnym):

• Subskrypcja konkretnej usługi – np. Spotify, Netflix,
• Karnet na wybrane wydarzenia – np. miesięczny karnet do teatru, kina lub filharmonii,
• Nagroda w formie „przeżycia” – np. masaż, skok na bungee, wizyta w SPA,
• Wyróżnione miejsce na parkingu pracowniczym,
• Udostępnienie samochodu firmowego na weekend (szczególnie cieszące pracowników nie korzystających na co dzień z aut służbowych),
• Warsztaty / szkolenie (niekoniecznie związane z pracą, może dotyczyć też hobby pracownika).

Nie tylko pracownicy – nie zapominaj o innych źródłach poleceń

Choć większość programów referencyjnych kierowana jest do pracowników, to pozyskiwać kandydatów z polecenia można też przez inne źródła. Do najpopularniejszych należą:

• Sieć byłych pracowników oraz stażystów,
• Osoby odwiedzające stronę kariery,
• Klienci / współpracownicy.

Dla każdej z tych grup warto przygotować nieco odmienny program i dopasowane do potrzeb nagrody. Klientów mogą zainteresować zniżki na produkty firmy, a byłych pracowników karta podarunkowa do wybranego sklepu.

Jak mierzyć skuteczność programów referencyjnych?

Poza dość oczywistym parametrem jakim jest źródło pozyskania kandydatów (skuteczność kanałów rekrutacji), które oczywiście moduł ATS tomHRM mierzy całkowicie automatycznie, warto mierzyć również:

• Poziom rotacji po okresie próbnym (w tym wskaźnik braku przedłużenia umowy) – pracownicy z polecenia zostają w firmie dłużej. Aż 47% pracuje w niej ponad 3 lata.
• Poziom satysfakcji managera i pracownika po zadanym okresie
• Efektywność programu onboardingowego
• Zysk wypracowany przez pracownika – wg The Alexander Group, pracownicy z polecenia wypracowują o 25% wyższy zysk dla swoich pracodawców!
• Poziom retencji (ilość „zatrzymań” pracowników w firmie) – wg ZAO, retencja wśród pracowników pochodzących z poleceń wynosi 46% – o 13% więcej niż wśród pracowników pochodzących z innych źródeł,
• Czas rekrutacji (Time-to-Hire) – z danych z Undercoverrecruiter, kandydaci z programów poleceń zaczynają pracę w firmie średnio po 29 dniach (dla porównania, 39 dni trwa rekrutacja z serwisów ogłoszeniowych, a 55 ze stron kariery),

Jak u Was wyglądają programy referencyjne? Płacicie? Jak i ile?

źródła danych:

thealexandergroup.com/blog-press-room/2015/employee-referral-programs-bigger-picture/
theundercoverrecruiter.com/employee-referral-program/
theundercoverrecruiter.com/infographic-employee-referrals-hire/
www.joelonsoftware.com/2006/09/06/finding-great-developers-2/
www.recruiter.com/i/10-employee-referral-program-fast-facts/

*Artykul po raz pierwszy pojawił się na blogu tomHRM  w artykule dotyczącym programów referencynych. tomHRM to system do miękkiego HR, w skład którego wchodzi również system do rekrutacji. Autor Sabina Stodolak

Wpis Bonus finansowy za polecenie kandydata – tak czy nie? pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

Jeśli nie otwiera ci się film, kliknij w link do Youtube:

https://www.youtube.com/embed/YnANBZWhmu4

Grupa LUX MED od kilku lat rozwija kompetencje i infrastrukturę potrzebne do leczenia chorób nowotworowych.
Firma opracowała też specjalny program wspierający pracodawców w promowaniu profilaktyki onkologicznej wśród pracowników
– tej tematyce był poświęcony cykl konferencji.  Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu pod adresem email: sprzedaż@luxmed.pl

Wpis Grupa LUX MED rozwija kompetencje i infrastrukturę potrzebne do leczenia chorób nowotworowych pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.

1. Własny Fan Page firmowy

Absolutna podstawa. Twój FanPage prawdopodobnie obserwują zarówno Twoi pracownicy (czyli otrzymujemy zgłoszenia referencyjne), byli pracownicy (ci, którzy odeszli z żalem nam nie pomogą, ale ci, którzy cenili naszą firmę, mogą nas polecić) oraz konkurencja (czyli zapraszamy pracowników z innych firm). Mając system ATS (na przykład nasz) można opublikować ogłoszenie na FB za pomocą kilku kliknięć myszki.

2. Grupy zainteresowań zawodowych

Skupiają specjalistów (oraz specjalistów in spe) konkretnych branż bądź obszarów. Nie wszystkie zawody są na Facebook równie licznie reprezentowane. Znacznie więcej jest specjalistów związanych z branżą nowych technologii, IT czy marketingu. Niemniej jednak przeszukując uważnie grupy, można znaleźć grupy dedykowane konkretnym językom programowania, obszarom marketingu czy nawet określonym aplikacjom używanym w danej pracy. (Z ciekawostek – jest też np. skupiająca ponad 17.000 osób grupa laweciarzy i osób związanych z pomocą drogową). Szukasz kogoś kto świetnie zna się na Autocadzie? Wrzuć ogłoszenie do jednej z ponad 10 grup skupiających autocadowców z całego świata.

Uwaga – na tego typu grupach, może panować zwyczaj ujawniania widełek wynagrodzenia. Przyjrzyj się zatem temu, jak wyglądają inne anonse w grupie. Praca musi też być atrakcyjna. Inaczej stracisz kilka punktów reputacji.

W tych grupach bądź gotowy na krytykę. W zasadzie nikomu nie udaje się jej ominąć. Wyjątkiem są jedynie bardzo wysoko wynagradzane, wyjątkowe oferty pracy z niezwykłymi benefitami czy fantastycznymi możliwościami rozwoju. Takie oferty premium. Z drugiej strony, jeśli właśnie taką ofertą dysponujesz, to możesz wygrać internety i metodą kuli śnieżnej dotrzeć do setek kandydatów. Pamiętaj, że darmowe owoce i pizza w piątek to nie jest jeszcze super oferta pracy.

3. Grupy FB z ogłoszeniami o pracę

Mogą dotyczyć danej specjalizacji, branży lub regionu (np. Praca w mediach, Praca w Gastronomii, Praca Warszawa czy Praca w Kulturze i Sztuce). Niektóre są bardzo liczne i mają duży zasięg, a inne skupiają zaledwie kilkadziesiąt osób. Gdzie warto bywać? Tam, gdzie grupa żyje – pojawiają się posty, ludzie komentują oraz tam, gdzie grupa jest ewidentnie skierowana do specjalistów, których potrzebujemy (np. copywriter zlecenia, praca w sturtupie z widełkami, Praca SEO/SEM).

4. Grupy zainteresowań poza zawodowych

Gdzie poza korporacją występuje największe zagęszczenie programistów C# na metr kwadratowy? Na konwencie Cosplay i … kursie bachaty. Kluczem do skutecznego wyszukiwania kandydatów pasywnych jest bycie tam, gdzie kandydat taki może na nas trafić i zapoznać się z ogłoszeniem. Warto zatem pomyśleć nieco niestandardowo i zastanowić się, co nasz kandydat (statystycznie) lubi.

Przykładowo, programiści i osoby realizujące kariery w ścisłych obszarach, faktycznie często zapisują się na kursy tańca w parach (to czysta ewolucja – po pierwsze, taniec jest logicznym układem zdarzeń, dlatego matematycy, fizycy czy koderzy się w nim odnajdują. Po drugie, ponieważ w ich pracy stosunek kobiet do mężczyzn jest zazwyczaj mało korzystny, by zdybać partnerkę, trzeba wyjść nieco przed szereg A mężczyzna, który tańczy, zyskuje +100 do atrakcyjności).

Inne statystycznie trafione połączenia to – branża IT i gry planszowe, księgowość i kursy tańca w parach i solo, prawnicy i lekarze – narciarstwo i żeglarstwo, bardzo dobrzy sprzedawcy – wszystkie hobby, które uchodzą za kosztowne (paralotniarstwo, golf).

Warto zastanowić się, co może interesować naszych potencjalnych kandydatów. Jakie mogą mieć hobby. Co lubią. Warto też korzystać z grup pomocowych – np. Dziewuchy dziewuchom, Girls who WordPress.

Ważna zasada – praca musi być naprawdę atrakcyjna. Inaczej czeka nas niemały hejt za to, że spamujemy grupę. Warto poprosić moderatora grupy zanim opublikujemy ogłoszenie o pomoc. Im bardziej dopasowane do samej grupy ogłoszenie, tym większe szanse na to, że zostanie opublikowane.

5. Reklama na FB dla celów rekrutacji

Last but not least – płatna reklama. Ma swoich zwolenników i przeciwników. Na pewno, jeśli zostanie dobrze stargetowana, pozwala dotrzeć do odpowiedniej grupy docelowej. Konieczne jest tu jednakże precyzyjne określenie wszystkich warunków – od miejsca zamieszkania, płci i wieku, po FanPage, które lubi kandydat.

Dobrym ruchem jest nakierowanie reklamy na osoby lubiące FanPage naszej konkurencji – możemy dotrzeć do pracowników tych firm. Warto też wziąć pod uwagę naszych fanów, bo nawet mimo tego, że opublikujemy ogłoszenie na naszym FanPage, to może się ono wyświetlić małej liczbie osób (Facebook stale redukuje zasięgi, a jeśli choć raz kupiliśmy reklamę, to mogą być jeszcze niższe).

Minusem płatnej reklamy jest to, że zdarza się, że pozyskujemy dzięki niej fanów z farm, a jeśli ją źle zoptymalizujemy, to będziemy płacić stale za te same kliki.

Pamiętaj, by koniecznie monitorować efektywność publikowanych na FB ogłoszeń i sprawdzać źródła oraz jakość kandydatów. Dzięki temu, będziesz wiedzieć, które kanały były efektywne i czy budżet wydany na reklamę się opłacił.

Nie wiesz jak monitorować efektywność kanałów rekrutacji? Napisz do nas i wypróbuj za darmo tomHRM, którym w łatwy sposób możesz to sprawdzać.

*Artykul po raz pierwszy pojawił się na blogu tomHRM – systemu do zarządzania miękkim HR oferującego również system do rekrutacji.

fot.: designed by Freepic

Wpis 5 miejsc na FB gdzie warto publikować ogłoszenia rekrutacyjne pojawił się pierwszy raz w Portal HR - HRtrendy.pl - aktualności i wydarzenia HR. Nowości z rynku pracy.