Jakie błędy popełniają (najczęściej) managerowie spotykający się na rozmowach podsumowujących bądź oceniających z pracownikiem? Zebraliśmy dla was 5 najbardziej powszechnych błędów. 

1. Brak agendy spotkania

Plan spotkania oraz określenie jego kluczowych punktów to najważniejsza część przygotowania się do spotkania. Pozwala usystematyzować tematy, skupić się na najważniejszych i nie dopuszcza (już w trakcie rozmowy) do nadmiernego schodzenia w dygresje.  Agenda pokazuje też cel spotkania. Jeśli nie masz czego umieścić w agendzie, nie spotykaj się, bo i ty i twój pracownik, zmarnujecie czas.

Brak agendy tworzy chaos komunikacyjny i sprawia że manager zapomina o połowie tematów, które chciał poruszyć.

Agenda powinna być udostępniona pracownikowi przed spotkaniem, by on również wiedział o czym będzie rozmowa i mógł się przygotować. Udostępnienie agendy spotkania 1:1 pracownikowi redukuje lęk przed spotkaniem, pozwala mu zapanować nad emocjami, przemyśleć tematy. Sprawia, że spotkanie przebiega sprawniej, szybciej i w przyjemniejszej atmosferze.

2. Jednostronna komunikacja

Brak możliwości dodania przez pracownika swoich punktów do agendy spotkania oraz brak udostępnienia wniosków ze spotkania  pracownikowi tworzy sytuację jednostronnej komunikacji. W takim potkaniu, manager po prostu „odpytuje” pracownika z postępów i nie dopuszcza do sytuacji dialogu.

Pracownikowi, w takiej sytuacji, trudno jest poruszyć ważne dla siebie tematy, jeśli nie zmieściły się w agendzie przełożonego. A jeśli już mu się to uda, może to stworzyć niekomfortową sytuację dla managera, który nie bez przygotowania i tak nie będzie potrafił pracownikowi pomóc.

3. Skupianie się jedynie na błędach / minusach / negatywnych aspektach zachowania pracownika

Celem spotkania 1:1 jest poprawa efektywności pracowników. Można to osiągnąć na wiele sposobów, ale zdecydowanym błędem jest skupianie rozmowy jedynie na minusach, błędach i trudnościach. Oczywiście, to ważne elementy spotkania. Dzięki diagnozie trudności, można znaleźć ich rozwiązania.  Podstawą jest jednak rozmowa o całości tego, co dzieje się w życiu zawodowym pracownika.

4. Brak zapewnienia pracownikowi poczucia bezpieczeństwa

Aby spotkania 1:1 procentowały, pracownicy muszą móc mówić otwarcie i szczerze o swoich problemach. Nie da się tego osiągnąć, jeśli pracownik będzie czuł się przesłuchiwany, oceniany bądź w inny sposób zagrożony. Pamiętaj, że podczas takiego spotkania łatwo wyprowadzić go, ze strefy komfortu. A to do managera należy zadbanie o poczucie bezpieczeństwa pracownika.

5. Brak notatek w trakcie i po spotkaniu

W czasie spotkania manager (oraz pracownik) powinni mieć możliwość tworzenia notatek. Ich brak sprawia, że niektóre tematy mogą zostać pominięte, a stworzone rozwiązania zapomniane.

Po spotkaniu notatki warto przekuć we wnioski, a te włączyć w zadania bądź cele. Dzięki temu, wnioski ze spotkania 1:1 mają szansę włączyć się w proces pracy i realnie wesprzeć efektywność pracownika.

Dobrą praktyką jest podzielenie się wnioskami ze spotkania obu uczestniczących w nim osób.

W teorii wydaje się, że wszystkie powyższe błędy są łatwe do uniknięcia i w zasadzie oczywiste. Jednak popełnia je bardzo wielu managerów. Przed przynajmniej częścią z nich może ustrzec cię odpowiednie narzędzie, które pozwoli stworzyć agendę spotkania i notatki.

* Post, po raz pierwszy został opublikowany na blogu tomHRM.com, systemu do miękkiego HR, który oferuje również moduł do  zarządzania spotkaniami 1:1 manager – pracownik.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak działa moduł 1:1 tomHRM, zapytaj nas o demo.