Czy zdarza Ci się odkładać obowiązki na później, przeglądać internet w pracy lub tworzyć zbyt długie listy rzeczy do zrobienia? Jeśli tak, to znaczy, że doświadczyłeś 3 najpopularniejszych utrudnień stojących na drodze do skutecznej organizacji czasu. Mowa o prokrastynacji, pożeraczach czasu i braku priorytetów. Jak sobie z nimi poradzić?
Każdy przynajmniej raz doświadczył wspomnianych trudności. Ważne, by umieć sobie z nimi poradzić i skutecznie wykonywać swoje obowiązki, a w efekcie nie martwić się zbliżającymi się deadline’ami. Jak to zrobić?
1. Prokrastynacja, czyli zrobię to jutro
Na drodze do bycia mistrzem organizacji często staje prokrastynacja, czyli odkładanie swoich obowiązków w czasie. Jeśli zdarza Ci się myśleć lub mówić: „mogę jeszcze poczekać, zrobię to zadanie jutro albo pojutrze…”, możliwe, że korzystasz właśnie z tej strategii radzenia sobie z nieprzyjemnymi, nudnymi lub trudnymi zadaniami.
Jak nie odkładać obowiązków na później? Aby przestać prokrastynować, warto dowiedzieć się, co jest przyczyną tego zachowania. Oto najczęstsze z nich:
- nie masz jasno określonego celu lub planu działania;
- nie posiadasz wystarczającej wiedzy potrzebnej do wykonania zadania;
- brakuje Ci chęci i motywacji do działania lub po prostu nie lubisz wykonywać danej czynności;
- jesteś zdekoncentrowany, myślisz o sprawach niezwiązanych z pracą.
Kiedy określisz już przyczynę prokrastynacji, w następnym kroku możesz podjąć działania np.:
- zaplanować etapy realizacji danej czynności,
- poszukać informacji o tym, jak wykonać dane zadanie,
- nagrodzić się za ukończenie pracy nad projektem ,
- pozbyć się dystraktorów w celu zwiększenia koncentracji.
2. Pożeracze czasu, czyli bezproduktywne czynności
W skutecznym zarządzaniu sobą w czasie przeszkadzają liczne bezproduktywne czynności, które odwracają uwagę od pracy. Do najpopularniejszych pożeraczy czasu można zaliczyć wielogodzinne przeglądanie internetu, częste sprawdzanie swoich profili w kanałach społecznościowych lub skrzynki pocztowej, nieplanowane rozmowy telefoniczne czy przedłużające się rozmowy ze współpracownikami w kuchni. Najczęstszą przyczyną marnowania czasu jest jednak brak organizacji, w tym jasno sprecyzowanych celów i czynności do wykonania.
Aby skutecznie poradzić sobie ze złodziejami czasu, musisz dowiedzieć się, jakie formy przybierają oni w Twoim przypadku. W tym celu dobrze jest rejestrować swój czas pracy, czyli przez tydzień zapisywać wszystkie wykonywane przez siebie czynności wraz z godzinami, w których je realizowałeś. Później, po przeanalizowaniu wyników, możesz odkryć, jakie czynności zabierają Ci najwięcej czasu, by sukcesywnie je eliminować. Pomocne w tym mogą okazać się różne techniki zarządzania czasem np. technika Pomodoro, macierz Eisenhowera czy metoda GTD (dokładne opisy tych technik znajdziesz w infografikach HRS.
3. Brak priorytetów i delegowania, czyli nie wszystko musisz robić sam
Jeśli już pozbędziesz się pożeraczy czasu i nauczysz walczyć z prokrastynacją, może dopaść Cię ostatnie utrudnienie na drodze do bycia mistrzem w zarządzaniu sobą w czasie. Jest nim brak umiejętności delegowania i ustalania priorytetów. Jeśli wszystkie obowiązki uważasz za równie ważne, łatwo możesz wpaść w pułapkę, w której czujesz, że masz za mało czasu dla siebie. Jak z niej wyjść?
Warto spośród obowiązków wybierać zawsze maksymalnie 3 najważniejsze zadania i poświęcić im najwięcej czasu. Pozostałe zadania warto delegować innym. O takim podziale obowiązków mówi m.in. zasada Pareta, według której już 20% wysiłków prowadzi do 80% rezultatów. Co oznacza, że nie musimy skupiać się na wszystkich zadaniach, ale wybierać te czynności, które przynoszą największe korzyści.
źródło: materiał prasowy HRS
