Osoby decyzyjne odpowiadające za procesy w firmie, prezes, główny księgowy czy dyrektor działu IT wiedzą, jakie korzyści dla przedsiębiorstwa niesie system obiegu faktur kosztowych i dokumentów.

Najważniejsze z nich to redukcja kosztów pracy, znaczące przyspieszenie akceptacji, centralizacja dokumentów, minimalizacja zgubienia dokumentów.

Tylko jak wybrać najlepszy program do obiegu faktur kosztowych, skoro oferta tego typu rozwiązań na rynku jest tak szeroka?

Aby ułatwić dokonanie wyboru najlepszego rozwiązania dla firmy przedstawiamy pytania jakie powinna zainteresowana firma zadać dostawcy oraz 7 cech, które powinien posiadać nowoczesny i funkcjonalny system obiegu faktur kosztowych.

 

Ważne pytania ułatwiające wybór odpowiedniego systemu obiegu faktur kosztowych

  • Ilu użytkowników będzie korzystało z systemu?  Duża liczba wdrożeń oraz możliwość modyfikacji oprogramowania na ogół oznacza, że system zarządzania dokumentami jest dojrzałą technologię, która jest już dobrze rozwinięta. To pokazuje, że dostawca bazuje na długofalowej współpracy z klientem, dba o utrzymanie i stabilność działania rozwiązania, może zapewnić ciągły rozwój i aktualizacje.
  • Czy istnieje możliwość integracji? Podstawą rozwiązań typu elektronicznego obiegu dokumentów (DMS) jest integracja z systemami księgowymi czy zamówieniami. Jest to nieodłączna cecha do uzyskania w pełni efektywnie kosztowego rozwiązania
  • Czy rozwiązanie jest zbudowane w technologii z przyszłością? Aby uzyskać dużą żywotność systemu obiegu faktur kosztowych, użyta technologia i architektura musi zapewniać w najdłuższej perspektywie rozwój i utrzymanie. Rozwiązanie tomDMS jest stworzone w oparciu o wydajną technologię PHP w oparciu o system bazodanowy MySQL/MSSQL. Daje to wsparcie technologii przynajmniej na wiele lat co w połączeniu z dostępnością oprogramowania w przeglądarce internetowej daje jej bezpieczną i stabilną pozycję do rozwoju i utrzymania na najbliższe 10 lat.
  • Czy system jest skalowalny? Należy przeanalizować jak firma będzie rosnąć w przyszłości i jak będą zmieniać się potrzeby związane z użytkowaniem systemu obiegu faktur kosztowy. Jaką maksymalną liczbę dokumentów jest w stanie obsłużyć oprogramowanie. Ilu użytkowników może pracować jednocześnie i jaki przyrost danych na serwerze (skany dokumentów) jest oczekiwany w przyszłości. I czy oprogramowanie pozwala na rozwój, modyfikacje i dodawanie nowych modułów.
    Są to podstawowe dane do rozważenia przy wyborze elektronicznego obiegu dokumentów.

 

Unikalne cechy rozwiązania systemu DMS

Oprócz podstawowych cech, m.in. definiowania ścieżki akceptacji, alertów, uprawnień, raportów czy automatyczne odczytywanie danych ze skanów (OCR) są funkcje, na tyle unikalne i nowoczesne, że warto rozważyć je przy wyborze systemu obiegu faktur.

 

1. Możliwość dostosowania rozwiązania do firmy

Prezesi i menadżerowie mogą dziś przebierać wśród firm, które bardzo chętnie zaimplementują w ich firmach system obiegu faktur kosztowych. Niestety większość z podmiotów sprzedających takie systemy oferuje jednie ustandaryzowane rozwiązania, bez możliwości ich zaawansowanej adaptacji do potrzeb przedsiębiorstwa. Tymczasem możliwość modyfikacji każdego elementu oprogramowania jest w praktyce niezbędna, by elektroniczny obieg faktur spełniał swoje zadania i funkcjonował właściwie.

2. Analiza wydajności

System obiegu faktur, by można było nazwać go nowoczesnym, powinien dawać możliwość m.in. pomiaru czasu akceptacji dokumentów dla każdego kroku ścieżki akceptacji czy pracownika i pozwalać na monitorowanie jak wydajny jest proces. Dzięki temu osoby decyzyjne bez trudu zidentyfikują „wąskie gardła”, by następnie przeanalizować i usunąć przyczyny ich występowania.

3. Moduł budżetów

Moduł ten umożliwia zarządzanie budżetami przydzielonymi do działu czy pracowników. Współpracuje on z fakturami kosztowymi. Pozwala on na bieżąco śledzić wykorzystanie poszczególnych budżetów przez pracowników czy działy, monitorować fraudy, co w długim okresie pozwoli zoptymalizować nie tylko same budżety, ale także przepływy pieniężne w przedsiębiorstwie.

4. Pogłębione statystyki

Nawet najlepsze i najbardziej dokładne dane statystyczne nie zdadzą się na nic, jeżeli będą źle zaprezentowane, nieczytelne lub nie otrzymamy możliwości ich sprawnej analizy. Dlatego też system obiegu faktur kosztowych powinien posiadać moduł analityczny odpowiedzialny za gromadzenie danych i prezentowanie statystyk w sposób umożliwiający podejmowanie jak najlepszych decyzji dotyczących optymalizacji funkcjonowania przedsiębiorstwa.

5. Obsługa wielu wersji językowych

To kolejny standard wśród najlepszych systemów obiegu faktur kosztowych. Dwie wersje językowe – polska i angielska to obecnie podstawa. Program do obiegu faktur kosztowych powinien posiadać możliwość rozbudowy o kolejne wersje językowe. Dla firm działających w międzynarodowym środowisku bardzo przydatna będzie także obsługa wielu walut, różnych formatów dat i kwot księgowych.

6. Dostępność na urządzeniach mobilnych

Trudno dziś wyobrazić sobie, by wdrażany w firmie system do obiegu faktur kosztowych nie posiadał oprócz wersji komputerowej także aplikacji do użytkowania na urządzeniach mobilnych np. tabletach.

Oprócz obiegu specjalistycznych dokumentów jakimi są faktury kosztowe systemy DMS mogą obsługiwać procesy akceptacji również innych typów dokumentów, na przykład:

  • Umów
  • Korespondencji przychodzącej
  • Zamówień
  • Wniosków urlopowych
  • Delegacji i zaliczek

 

Oczywiście znalezienie wszystkich cech i elementów w ramach jednego programu do obiegu faktur i dokumentów nie jest zadaniem łatwym. Takie systemy jednak istnieją. Jednym z przykładów takiego rozwiązania jest system obiegu faktur kosztowych i dokumentów tomDMS oferowany przez firmę ENNOVA. Ze szczegółowym opisem funkcjonalności systemu można zapoznać się na stronie tomdms.pl/

Reasumując należy stwierdzić, że wprowadzając w firmie obieg faktur kosztowych należy zaimplementować takie rozwiązanie, które pozwoli nie tylko przyspieszyć sam obieg faktur czy zapobiec ich gubieniu, ale przede wszystkim da narzędzia pozwalające na ciągłą optymalizację procesów w przedsiębiorstwie. Dzięki temu firma osiągnie dodatkowe korzyści – zminimalizuje koszty i usprawni pracę.