Kafeteryjne systemy wynagrodzeń  umożliwiają pracownikowi dokonanie samodzielnego wyboru jednego lub kilku benefitów według indywidualnych preferencji, generując porównywalny koszt dla pracodawcy.

Skuteczność zastosowania takiego rozwiązania opiera się na założeniu, że skutecznie motywuje tylko bodziec właściwie dobrany do potrzeb motywowanego, które z kolei zależeć mogą m.in. od: wieku, sytuacji materialnej i rodzinnej, cech osobowościowych, płci oraz zainteresowań.

W praktyce oznacza to, że na przykład możliwość uzyskania dopłat do opłat za prywatne przedszkole zainteresuje raczej młodego rodzica. Natomiast szerszy pakiet świadczeń medycznych może okazać się lepszym „motywatorem” dla pracownika dojrzalszego.

Problem z wdrażaniem systemów motywacyjnych najczęściej polega na trudności w określeniu tego, co motywuje daną osobę. Dlatego jeśli pracownikowi umożliwi się wybór „premii” z pewnego zakresu opcji, problem rozwiąże się sam. Kluczowe jest jednak zbadanie populacji firmy aby zawęzić pakiet ofert do racjonalnego przedziału. W jednej z firm w których wprowadzano ten system osoba odpowiedzialna zdała się na swoje wyczucie i znajomość pracowników.

Samodzielnie podjęła decyzję o wprowadzeniu, w ramach „motywujących bonusów”, szerokiej gamy wycieczek, ponieważ zbliżały się wakacje. Efekty jednak okazały się mierne. Warto więc zastanowić się dlaczego. Przeprowadzone wśród pracowników ankiety wykazały, że wielu pracowników planowało spędzić urlopy na działkach lub remontując domy i mieszkania.

Dlatego też strzałem w dziesiątkę mogło okazać się raczej nawiązanie współpracy rabatowej z marketem budowlanym. Po wprowadzeniu tego rozwiązania satysfakcja pracowników wzrosła, a dodatkowo pracodawca za uzyskanie dodatkowych rabatów dla pracowników, nie poniósł żadnych kosztów.

Czasem pracodawcy udaje się osiągnąć dodatkowe (zaplanowane lub nie) korzyści, fundując pracownikom np. szkolenia podnoszące kwalifikacje zawodowe czy wyjazdy integracyjne. Dzięki nim pracownicy mogą się lepiej poznać, co z kolei wpływa na atmosferę w pracy.

Z kolei pracownicy, którzy skorzystają z propozycji np. dofinansowania siłowni będą w lepszej kondycji psychiczno – fizycznej. Wykupienie czy dofinansowanie abonamentu prywatnej opieki medycznej poprawi sytuację zdrowotną pracowników, a co za tym idzie obniży ilość absencji.

Tego typu systemy nie cieszą się jednak dużą popularnością wśród pracodawców. Wynika to z faktu, że są one dość wymagające. Wymagają administrowania, opracowania różnorodnych propozycji oraz spełnienia bardzo ważnego warunku: wynagrodzenie zasadnicze pracowników musi zabezpieczać więcej niż podstawowe potrzeby egzystencjalne.

Trzeba przecież pamiętać, że egzotyczna wycieczka zagraniczna nie spełni swojej funkcji motywacyjnej, jeśli otrzyma ją pracownik, który ma problem z utrzymaniem rodziny na godnym poziomie. Taka sytuacja może zadziałać odwrotnie i zamiast motywacji pojawi się frustracja…

Dlatego kluczowym warunkiem sukcesu wdrożenia takiego programu jest przebadanie preferencji pracowników. Ważne jest też, aby pamiętać, że preferencje się zmieniają i badania trzeba powtarzać.
Systemy kafeteryjne niestety nie pozwalają osiąść na laurach, trzeba dbać o ich ewolucję! Preferencje pracowników mogą się zmienić nie tylko dlatego, że zmieniła się sytuacja pracownika.

Warto zdawać sobie sprawę, że „kafeterie” to rozwiązania generujące dodatkowe koszty, a administrowanie nimi wymaga dodatkowego etatu lub dodaje nowe obowiązki osobom już zatrudnionym.
Z drugiej strony zdecydowanym plusem wprowadzenia w firmie tego typu systemów wynagrodzeń jest możliwość zaplanowania wydatków. Pakiety opieki medycznej, abonamenty w siłowni czy wycieczki mogą być z wyprzedzeniem zaplanowane w budżecie.

O kafeteryjnych systemach wynagrodzeń powinny pomyśleć firmy, w których tradycyjne metody motywowania (takie jak np. premie) już nie spełniają swojej roli. Warto wprowadzić je szczególnie tam, gdzie pracownicy są ważnym i trudno zastępowalnym zasobem.

System kafeteryjny najlepiej sprawdzi się tam, gdzie liczy się indywidualizm a wynagrodzenie pracowników jest ponadprzeciętne.

Można zastanawiać się nad tym, czy system kafeteryjny jest tańszy czy droższy niż na przykład podwyżka. Wydaje się jednak, że podwyżka przyniesie mniejsze efekty szczególnie wśród młodych i dynamicznych pracowników. Wracając do firm, których pracownicy zarabiają grubo ponadprzeciętność, podwyżka, którą zauważą, docenią i przełożą na efektywność, musi być również ponadprzeciętnej wysokości i jest kosztem powtarzalnym podczas, gdy nawet bardzo droga wycieczka dla pracownika i jego rodziny to koszt duży, ale jednorazowy.

Bardzo ważny jest też aspekt „komunikacyjno – wizerunkowy”. Każdy pracownik chętnie pochwali się wycieczką i będzie jeszcze długo po powrocie ją wspominał, promując przy okazji ideę tego motywatora, a także brand pracodawcy, który w ten sposób „dba” o swoich pracowników. Natomiast na temat podwyżki czy premii pracownik mówić będzie mało lub wcale.

Czasem pracodawcy zadają sobie pytanie, a skąd można mieć pewność, że ten system będzie rzeczywiście motywował? Odpowiedzi możne być kilka. Na przykład: A skąd wiadomo, że dotychczasowy system motywuje efektywnie? Można też odpowiedzieć, że nie wiadomo, ale elastyczność rozwiązania i dobrze zbadana populacja pracowników podnoszą szanse!

Prawda jest taka, że jak z każdym rozwiązaniem związanym z czynnikiem ludzkim nie wiadomo jak się uda, dopóki się go nie wdroży. Należy pamiętać, że organizacje są zróżnicowane: w jednej wprowadzenie takiego systemu może się okazać sukcesem, w drugiej – kompletną porażką.

Nie da się uniknąć ani precyzyjnie określić ryzyka. Nadzieją powinny jednak napawać duża elastyczność i element „samoobsługi” wpisane w to rozwiązanie.